Der Mitarbeiter-Lebenszyklus
Von der Einladung
bis zum Kontoabgleich.
Die meisten Systeme können ein Stück des Wegs: Stempeln oder Planen oder Lohn vorbereiten. Crew-OS deckt den ganzen Kreislauf ab — von dem Moment, in dem ein neuer Mitarbeiter eingeladen wird, bis zu dem Moment, in dem du prüfst, ob sein Lohn auf den Cent stimmt. Fünf Kapitel, fünfzehn Stationen.
Ankommen
Vom ersten Link bis zur vollständigen Akte.
- 1
Einladung ins System
Admin → MitarbeiterDu lädst den Mitarbeiter per Link ein. Ab diesem Moment ist er im System — in der Stechuhr, einteilbar, mit eigenem Zugang.
Im Produkt: E-Mail-Einladung mit Rolle, Rechten und SpracheDie Einladung kommt in der Sprache des Mitarbeiters: Deutsch, Englisch, Polnisch, Türkisch oder Farsi — inklusive arabischer Schreibrichtung.
- 2
Der Arbeitsvertrag
AdminDu hinterlegst den Vertrag: Stundenmodell, Festgehalt oder Stundenlohn, Urlaubsanspruch, Gültigkeit. Ab jetzt rechnet das System damit.
Im Produkt: Vertragsverwaltung mit GültigkeitszeitraumSoll-Stunden, Urlaubsanspruch und Lohnart hängen am Vertrag — ändert sich etwas, gilt es ab dem richtigen Datum. Ein Mitarbeiter hat an jedem Tag genau einen Vertrag.
- 3
Fragebogen & Unterlagen
MitarbeiterDer Mitarbeiter füllt den Personalfragebogen aus und lädt seine Unterlagen in die digitale Personalakte — du forderst genau das an, was noch fehlt.
Im Produkt: Digitale Akte mit Anforderung und Ablauf-ErinnerungLäuft ein Dokument ab — etwa Aufenthaltstitel oder Studienbescheinigung —, erinnert das System automatisch und liest das „gültig bis“ per Texterkennung aus.
Planen
Wer kann wann — und was das Gesetz dazu sagt.
- 4
Schicht & Verfügbarkeit
Mitarbeiter & AdminDer Mitarbeiter trägt ein, wann er kann; du planst die Schichten — Tausch untereinander inklusive.
Im Produkt: Schichtplan, Verfügbarkeiten und SchichttauschWer sich in eine Schicht einträgt, ist sofort im Plan. Genehmigte Abwesenheiten blockieren die Einteilung automatisch — niemand wird versehentlich verplant.
- 5
Der Gesetzes-Wächter
SystemDas System wacht im Hintergrund über das Arbeitszeitgesetz — bei der Planung und beim Stempeln.
Im Produkt: Arbeitszeitgesetz-Prüfung mit Verstoß-ProtokollHöchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Pausenpflichten werden automatisch geprüft. Verstöße landen in einer Liste und lassen sich mit Begründung dokumentieren.
- 6
Urlaub, Krank & Co.
MitarbeiterUrlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten trägt der Mitarbeiter selbst ein — du genehmigst mit einem Klick.
Im Produkt: Urlaub, Kranktage und AbwesenheitenDer Urlaubsanspruch wird anteilig berechnet, auch bei unterjährigem Ein- oder Austritt. Genehmigte Abwesenheiten sperren die betroffenen Schichten sofort.
Arbeiten
Stempeln, nachtragen, jederzeit den Stand kennen.
- 7
Arbeitszeitbetrug? Vergangenheit.
MitarbeiterDer Mitarbeiter stempelt sich am iPad-Terminal oder in der App ein und aus — und jede Stempelung ist abgesichert.
Im Produkt: Stempeluhr mit SicherheitsnetzAm iPad-Kiosk stempelt jeder mit seinem persönlichen Code, dazu entsteht ein Live-Foto. In der App sichern GPS und Fotos die Stempelung ab. Fällt das WLAN mitten im Service aus, puffert das Terminal jede Stempelung und synchronisiert automatisch nach.
Ehrlich gesagt: Foto, GPS und Arbeitsplatz-Foto sind pro Betrieb zuschaltbar — du entscheidest, wie viel Absicherung dein Team braucht.
- 8
Vergessen zu stempeln?
Mitarbeiter & AdminKein Drama: Der Mitarbeiter trägt die vergessene Zeit nach, der Admin bestätigt sie.
Im Produkt: Zeit-Korrektur mit FreigabeNachträge sind bis zu 14 Tage möglich und werden protokolliert — nachvollziehbar für jede Prüfung, statt heimlich überschrieben.
- 9
Immer den Stand kennen
MitarbeiterDer Mitarbeiter sieht jederzeit, wie viele Stunden er gearbeitet hat — und wie viele ihm noch fehlen.
Im Produkt: Stundenkonto mit Soll, Ist und SaldoKein Warten aufs Monatsende, keine Rückfragen an den Chef: Jeder kennt seinen Stand live. Das nimmt spürbar Streit aus dem Betrieb.
Abrechnen
Aus dem Monat werden Zahlen, die stimmen.
- 10
Vorschüsse & Sachbezüge
AdminVorschüsse, Abzüge, Gutscheine und das Personalessen erfasst du genau dann, wenn sie anfallen — mitten im Monat.
Im Produkt: Vorschüsse, Sachbezüge und MahlzeitengestellungDas Personalessen wird beim Stundennachweis pro Tag abgefragt und als Sachbezug bewertet. Vorschüsse und Abzüge tauchen im Monatsabschluss zum Abhaken auf.
- 11
Monatsabschluss
Admin → MitarbeiterZum Monatsende schickst du jedem Mitarbeiter seine Stunden-Übersicht zum Gegenprüfen — danach schließt du den Monat ab.
Im Produkt: Monatsabschluss mit GegenprüfungDer Mitarbeiter bestätigt seine Stunden über einen Link ohne Anmeldung, inklusive Abfrage der Mahlzeitengestellung. Bestätigt jeder, ist der Monat sauber dokumentiert.
- 12
An den Steuerberater
AdminAlle abgeschlossenen Zahlen gehen als fertiger Export an deinen Steuerberater.
Im Produkt: DATEV-ExportMit Lohnarten, Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschlägen und Sachbezugswerten — nichts muss von Hand nachgerechnet werden.
Abschließen
Hier hören die meisten auf. Crew-OS schließt den Kreis.
- 13
Lohnabrechnungen zurück
Admin → MitarbeiterDie fertigen Lohnabrechnungen vom Steuerberater liest du wieder ein — und jeder Mitarbeiter bekommt seine.
Im Produkt: Lohnabrechnungen importieren und verteilenDas System ordnet jede Abrechnung automatisch dem richtigen Mitarbeiter zu — über Name und Personalnummer. Kein einzelnes Verschicken per Mail.
- 14
Der Kreis schließt sich
AdminZum Schluss gleichst du ab, ob das tatsächlich überwiesene Geld mit den Abrechnungen übereinstimmt.
Im Produkt: Zahlungsabgleich per KontoauszugDu lädst den Kontoauszug hoch, das System erkennt die Überweisungen und zeigt pro Mitarbeiter eine Ampel: passt, zu viel oder zu wenig.
Ehrlich gesagt: Der Abgleich ist KI-assistiert und wird von dir bestätigt: Nichts wird ohne dein Okay verbucht.
- 15
Ein sauberes Ende
AdminScheidet ein Mitarbeiter aus, beendest du den Vertrag zum Austrittsdatum — danach wandert er ins Archiv.
Im Produkt: Ausscheiden mit ArchivBis zum letzten Arbeitstag bleibt alles nutzbar, danach verschwindet der Mitarbeiter aus Plänen und Listen. Ehemalige sehen nur noch ihre eigenen Lohnabrechnungen, und erfasste Zeiten werden nie gelöscht, sondern archiviert (§ 17 MiLoG, § 147 AO).
Warum das so vollständig ist
Weil Crew-OS nicht am Schreibtisch entworfen wurde, sondern im echten Betriebsalltag entstanden ist. Man erkennt das an den Details, die eine Schreibtisch-Software vergisst:
Einladung und Onboarding in Deutsch, Englisch, Polnisch, Türkisch und Farsi — mit arabischer Schreibrichtung. Für echte Gastro-Teams gebaut.
Der iPad-Kiosk stempelt weiter, wenn mitten im Service das WLAN aussteigt, und synchronisiert automatisch nach.
Personalessen als Sachbezug direkt im Monatsnachweis — das Detail, das genau in der Gastronomie zählt.
Häufige Fragen
Deckt Crew-OS wirklich den ganzen Lohn-Kreislauf ab?+
Ja — und zwar an beiden Enden. Vorne ist der Mitarbeiter ab der Einladung im System (Stechuhr, Schichten, Verfügbarkeiten). Hinten hört Crew-OS nicht beim Export an den Steuerberater auf: Die fertigen Lohnabrechnungen kommen wieder ins System, werden verteilt, und der Zahlungsabgleich prüft, ob das überwiesene Geld mit der Abrechnung übereinstimmt. Genau diese hintere Hälfte lassen die meisten anderen Lösungen weg.
Ist Crew-OS eine native App aus dem App Store?+
Beides. Für die Stempeluhr gibt es die native App Crew-OS Stempeluhr im App Store — sie läuft offline und ist für den festen iPad-Einsatz im Betrieb gedacht. Alles andere (Schichtplan, Stundennachweise, Lohn-Vorbereitung) läuft im Browser und lässt sich als Web-App auf den Home-Bildschirm installieren (PWA), auf iPad, iPhone, Android und am Rechner. Für Android ist die Kiosk-App bisher nicht im Play Store.
Läuft der Zahlungsabgleich vollautomatisch?+
Er ist KI-assistiert und mensch-bestätigt: Das System liest den hochgeladenen Kontoauszug aus, erkennt die Überweisungen und schlägt die Zuordnung vor — verbucht wird nur, was du bestätigst. So bleibt die Kontrolle bei dir, und trotzdem entfällt das mühsame Abhaken von Hand.
Muss ich alle Schritte nutzen?+
Nein. Der Kreislauf zeigt, was möglich ist — du nutzt so viel davon, wie zu deinem Betrieb passt. Viele starten mit Stempeluhr und Schichtplan und ziehen Monatsabschluss, DATEV und Zahlungsabgleich später dazu.
Der ganze Kreislauf.
Ein System.
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