Ratgeber · Personalverwaltung
Digitale Personalakte:
Was ab 2027 Pflicht wird — und was nicht.
Um die digitale Personalakte ranken sich viele Halbwahrheiten. Die kurze Version: Die Akte als Ganzes ist keine Pflicht — aber ihr wichtigster Inhalt, die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV, muss ab dem 01.01.2027 elektronisch geführt werden. Hier steht, was das für kleine Betriebe bedeutet.
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Die digitale Personalakte als Ganzes schreibt kein Gesetz vor. Bewerbungen, Zeugnisse, Abmahnungen darfst du führen, wie du willst.
Ab hier gilt § 8 BVV: Entgeltunterlagen — Verträge, Zeitnachweise, Bescheinigungen — müssen elektronisch geführt werden.
Wer digital führt, braucht Zugriffskontrolle und Löschfristen. Beides spricht für ein System statt eines losen Dateiordners.
Was eine digitale Personalakte ist — und warum sie gerade Thema ist
Eine digitale Personalakte ist nichts anderes als die elektronische Version des Personalordners: alle Dokumente eines Mitarbeiters — vom Arbeitsvertrag über Bescheinigungen bis zur Lohnabrechnung — strukturiert, durchsuchbar und mit geregeltem Zugriff an einem Ort. Dass das Thema gerade überall auftaucht, hat einen konkreten Grund: Zum 1. Januar 2027 endet die letzte Befreiungsmöglichkeit von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen — und die Rentenversicherung prüft dann elektronisch unterstützt (euBP). Papierordner sind bei der Betriebsprüfung dann keine zulässige Form mehr.
Wichtig ist die Unterscheidung: Pflicht wird nur die Teilmenge „Entgeltunterlagen" (alles rund um Lohn, Arbeitszeit und Beschäftigungsstatus, geregelt in § 8 BVV). Der Rest der Personalakte — Bewerbungen, Zeugnisse, Schriftverkehr — bleibt formfrei. In der Praxis führt aber kaum ein Betrieb zwei Systeme: Wer die Pflicht-Unterlagen digitalisiert, digitalisiert die Akte gleich mit.
Was in die Akte gehört — und was davon ab 2027 elektronisch sein muss
Arbeitsvertrag & Vertragsänderungen
Grundlage jedes Beschäftigungsverhältnisses — inklusive Nachträgen zu Stunden und Lohn.
Arbeitszeitnachweise
In Branchen nach § 2a SchwarzArbG (z. B. Gastronomie) ohnehin Pflicht — ab 2027 elektronisch.
Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Je Mitarbeiter und Monat, inklusive Sachbezügen wie Gutscheinen oder Mahlzeiten.
Minijob- & Werkstudenten-Nachweise
Befreiungsanträge, Immatrikulationsbescheinigungen, Statusmeldungen.
A1- und sonstige Bescheinigungen
Entsendungen, Elterneigenschaft, Schwerbehinderung — alles, was Beiträge beeinflusst.
Bewerbungsunterlagen & Zeugnisse
Klassischer Personalakten-Inhalt — keine Entgeltunterlage, DSGVO-Löschfristen beachten.
Abmahnungen & Schriftverkehr
Gehört in die Akte, unterliegt aber keiner elektronischen Pflicht.
Fortbildungen & Unterweisungen
Nachweise für Arbeitsschutz und Qualifikation — freiwilliger, aber sinnvoller Bestandteil.
Vier Anforderungen, an denen sich jede Lösung messen lassen muss
- 1
Geordnet je Mitarbeiter
Der Prüfer will die Unterlagen eines Mitarbeiters vollständig sehen — nicht einen Download-Ordner mit 400 PDFs. Struktur pro Person ist die halbe Prüfung.
- 2
Nachvollziehbar statt veränderbar
Arbeitszeitnachweise überzeugen, wenn Änderungen sichtbar bleiben: Wer hat wann was korrigiert, und hat der Mitarbeiter bestätigt? Ein editierbares Excel kann das nicht.
- 3
Zugriff geregelt
Personaldaten sind sensibel (DSGVO): Nicht jeder im Betrieb darf alles sehen. Rechteverwaltung gehört zur Akte wie das Schloss zum Aktenschrank.
- 4
Fristen im Griff
Aufbewahren, solange Pflichten laufen — löschen, wenn keine mehr besteht. Beides braucht Termine je Dokument, nicht gutes Gedächtnis.
Die wichtigsten Fragen
Ist die digitale Personalakte gesetzlich Pflicht?+
Nein — es gibt kein Gesetz, das eine digitale Personalakte als Ganzes vorschreibt. Pflicht wird ab dem 01.01.2027 aber ein zentraler Teil ihres Inhalts: Die Entgeltunterlagen nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) müssen dann elektronisch geführt werden — Arbeitsverträge, Arbeitszeitnachweise, Bescheinigungen und Nachweise je Mitarbeiter. Wer die führt, hat den Kern einer digitalen Personalakte faktisch schon.
Was ist der Unterschied zwischen Personalakte und Entgeltunterlagen?+
Die Personalakte ist der Oberbegriff für alles, was ein Arbeitgeber über einen Mitarbeiter dokumentiert — vom Bewerbungsanschreiben über Zeugnisse bis zur Abmahnung. Die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV sind die Teilmenge davon, die die Sozialversicherungsprüfung betrifft: alles rund um Lohn, Arbeitszeit und Beschäftigungsstatus. Nur für diese Teilmenge gilt ab 2027 die elektronische Pflicht.
Darf ich Personalakten überhaupt komplett digital führen?+
Ja. Für fast alle Personaldokumente genügt die eingescannte oder digital erzeugte Form. Nur wenige Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden — etwa solche mit gesetzlicher Schriftform wie Bürgschaften. Wichtig sind Lesbarkeit, Vollständigkeit und Schutz vor nachträglicher Veränderung.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?+
Entgeltunterlagen sind nach § 8 BVV geordnet bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. Daneben gelten je nach Dokument steuer- und handelsrechtliche Fristen (6 bis 10 Jahre, § 147 AO / § 257 HGB) — und die DSGVO verlangt umgekehrt, dass Unterlagen ohne Aufbewahrungsgrund gelöscht werden. Eine gute digitale Akte kann beides: aufbewahren und fristgerecht löschen.
Was muss ich als kleiner Betrieb bis Ende 2026 konkret tun?+
Drei Dinge: Erstens die Arbeitszeitnachweise digital und nachvollziehbar führen — das ist der Teil, den kein Steuerberater übernimmt. Zweitens die Begleitunterlagen je Mitarbeiter (Vertrag, Bescheinigungen, Minijob- und Studenten-Nachweise) digital ablegen. Drittens beim Lohnbüro nachfragen, ob die euBP-Übermittlung läuft. Wer 2026 umstellt, hat 2027 keinen Stress.
Reicht ein Ordner auf dem Bürorechner oder in der Cloud?+
Besser als Papier — aber ein loser Dateiordner hat keine Zugriffskontrolle, keine Vollständigkeits-Übersicht und keine Änderungshistorie. Bei einer Prüfung zählt, dass Unterlagen je Mitarbeiter geordnet, vollständig und unverändert vorliegen und du sie in zumutbarer Zeit vorlegen kannst. Ein System mit Rechteverwaltung und Historie nimmt dir genau das ab.
Stand: August 2026 · Quellen: § 8 BVV, § 28p SGB IV, § 147 AO, § 257 HGB · Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung — für den Einzelfall sprich mit Steuerberater oder Anwalt.
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