Ratgeber · Personalplanung
Dienstplan-App für die Gastronomie:
Schluss mit dem WhatsApp-Chaos.
Der Wochenplan als Foto in drei Gruppen, Änderungen per Sprachnachricht, und am Monatsende rätselt das Lohnbüro: In den meisten Betrieben ist der Dienstplan das größte tägliche Ärgernis. Hier steht, was eine gute Dienstplan-App können muss, welche Fristen rechtlich gelten — und warum Plan und Zeiterfassung zusammengehören.
Mindest-Vorlauf bei Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG) — sonst darf der Mitarbeiter die Schicht ablehnen.
Ein Plan, immer aktuell, für alle: Änderungen erscheinen sofort in der App jedes Mitarbeiters — kein Foto-Versand mehr.
Plan, Stempelzeiten und Stundenkonto in einem System: Was geplant und gestempelt ist, fließt direkt in die Lohn-Vorbereitung.
Diese 5 Dinge muss eine Gastro-Dienstplan-App können
Offene Schichten & Verfügbarkeiten
Ausfälle passieren. Statt Telefonkette: Schicht als offen markieren, verfügbare Mitarbeiter melden sich, du bestätigst. Für Events fragst du Verfügbarkeiten gleich beim ganzen Team ab.
Bereiche & Qualifikationen
Theke ist nicht Küche: Der Plan muss nach Bereichen denken und nur passende Leute vorschlagen — sonst planst du am Ende doch wieder im Kopf.
Urlaub & Krankheit im selben System
Genehmigter Urlaub blockt die Einplanung, Krankmeldungen geben Schichten frei und korrigieren das Monats-Soll. Alles andere produziert Planungsfehler.
Verbindung zur Stempeluhr
Der Plan sagt, wer kommen soll — die Stempeluhr zeigt, wer da ist. Erst zusammen ergeben sie den Soll-Ist-Vergleich, aus dem Überstunden und Lohn korrekt entstehen.
Mitarbeiter-App mit Push
Jeder sieht die eigenen Schichten aufs Handy, bekommt Änderungen sofort mit und kann Tausch oder Storno anfragen — dokumentiert statt im Gruppenchat verschollen.
Die wichtigsten Fragen
Warum reicht WhatsApp + Excel für den Dienstplan nicht?+
Weil der Plan dort stirbt, wo er entsteht: Der Excel-Stand veraltet mit der ersten Krankmeldung, im WhatsApp-Verlauf findet niemand die aktuelle Version, und wer wann wirklich gearbeitet hat, weiß am Monatsende keiner mehr. Eine Dienstplan-App hält einen einzigen, immer aktuellen Stand — und jeder sieht genau seine Schichten.
Welche Fristen gelten beim Einteilen von Aushilfen?+
Bei Arbeit auf Abruf (§ 12 TzBfG) muss die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt werden — sonst muss der Mitarbeiter nicht erscheinen. Und ist keine wöchentliche Arbeitszeit vereinbart, gelten automatisch 20 Stunden pro Woche als vereinbart. Ein sauberer, früh veröffentlichter Schichtplan ist also auch rechtlich die sichere Seite.
Wie funktionieren offene Schichten?+
Statt jedem einzeln hinterherzutelefonieren, stellst du eine Schicht als offen ein — passende Mitarbeiter sehen sie in ihrer App und melden sich darauf. Du bestätigst mit einem Klick. Besonders für Events und kurzfristige Ausfälle spart das Stunden pro Woche.
Was passiert bei Krankmeldung oder Urlaubsantrag?+
Beides gehört in dasselbe System wie der Plan: Ein genehmigter Urlaub blockt die Einplanung automatisch, eine Krankmeldung macht die Schicht sichtbar frei. In Crew-OS senken Krank- und Urlaubstage außerdem das Monats-Soll korrekt — das Stundenkonto stimmt ohne Handarbeit.
Warum sollten Dienstplan und Zeiterfassung ein System sein?+
Weil der Plan nur die halbe Wahrheit ist. Erst der Abgleich Plan ↔ Stempelzeiten zeigt: Wer war laut Plan erwartet und kam nicht? Wo laufen Überstunden auf? Getrennte Tools bedeuten doppelte Pflege und Übertragungsfehler — ein System heißt: einmal planen, automatisch abrechnen.
Funktioniert das auch mit mehreren Standorten und Events?+
Ja. Jeder Standort hat seinen eigenen Plan und sein eigenes Stempeluhr-Terminal, Mitarbeiter können standortübergreifend eingeplant werden. Für Eventbetriebe gibt es in Crew-OS zusätzlich einen Eventplaner mit Verfügbarkeits-Anfragen ans Team und externen Helfern.
Was kostet eine Dienstplan-App?+
Crew-OS Basis kostet 3,90 € pro aktivem Mitarbeiter und Monat — inklusive Schichtplan mit offenen Schichten, iPad-Stempeluhr, Urlaubsverwaltung, Team-Chat und Aufgaben. Bei 10 Mitarbeitern sind das 39 € im Monat, 14 Tage kostenlos testbar.
Stand: Juli 2026 · Hinweis: Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.
Plane die Woche in Minuten —
und die Lohnabrechnung plant sich mit.
Schichtplan, offene Schichten, Urlaubsverwaltung, iPad-Stempeluhr und Stundenkonten in einem System — ab 3,90 € pro Mitarbeiter und Monat.
14 Tage kostenlos testen