Ratgeber · Kostenlose Vorlage
Arbeitszeitnachweis-Vorlage:
PDF laden, drucken, fertig.
Eine saubere Monats-Vorlage nach § 17 MiLoG: 31 Tage, Beginn/Ende/Pause, Monats-Summe und Unterschriftenfelder — ohne Anmeldung, ohne E-Mail, einfach herunterladen. Darunter: die Ausfüllhilfe mit den Regeln, die bei Prüfungen wirklich zählen.
Spätestens bis zum 7. Kalendertag muss die Arbeitszeit aufgezeichnet sein (§ 17 MiLoG). Am besten: täglich eintragen.
Mindest-Aufbewahrung der Nachweise — ab 01.01.2027 zusätzlich elektronisch (§ 8 BVV).
Beginn, Ende und Dauer sind Pflicht. Pausen getrennt ausweisen macht den Nachweis prüfungsfest.
So füllst du die Vorlage richtig aus
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Kopf zuerst
Betrieb, Monat/Jahr und Name des Mitarbeiters eintragen — ein Blatt pro Person und Monat. Die Personalnummer hilft dem Lohnbüro, ist aber optional.
- 2
Täglich eintragen, nicht rekonstruieren
Beginn und Ende mit Uhrzeit (z. B. 09:00–15:30), Pausen in Minuten. Freie Tage leer lassen oder in der Bemerkung kennzeichnen (frei, Urlaub, krank, Feiertag).
- 3
Arbeitszeit ausrechnen
Ende minus Beginn minus Pausen — als Dezimalwert (7,5) oder Stunden:Minuten (7:30), Hauptsache einheitlich. Am Monatsende die Summe bilden.
- 4
Beide unterschreiben
Mitarbeiter und Arbeitgeber unterschreiben — damit ist der Nachweis von beiden Seiten bestätigt und bei Streit oder Prüfung belastbar.
- 5
Geordnet ablegen
Pro Mitarbeiter und Monat abheften, mindestens 2 Jahre aufbewahren. Tipp: direkt einscannen — dann bist du für die E-Akten-Pflicht ab 2027 schon vorbereitet.
Die wichtigsten Fragen
Ist die Vorlage wirklich kostenlos?+
Ja — PDF herunterladen, ausdrucken, fertig. Keine Anmeldung, keine E-Mail-Adresse, keine versteckten Kosten. Die Vorlage enthält alles, was § 17 MiLoG verlangt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit plus Pausen und Unterschriftenfelder.
Was muss in einen Arbeitszeitnachweis?+
Pflicht sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit (§ 17 MiLoG). Praktisch unverzichtbar dazu: Pausen (getrennt ausgewiesen), der Monat, Name des Mitarbeiters und die Unterschriften beider Seiten — so ist der Nachweis bei einer Prüfung belastbar.
Bis wann muss der Zettel ausgefüllt sein?+
Spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag (§ 17 MiLoG). Am sichersten: täglich eintragen. Wer erst am Monatsende rekonstruiert, riskiert Lücken — und genau die fallen bei Zollkontrollen auf.
Wie lange muss ich die Nachweise aufbewahren?+
Mindestens zwei Jahre. Ab dem 01.01.2027 müssen Arbeitszeitnachweise als Teil der Entgeltunterlagen zusätzlich elektronisch vorliegen (§ 8 BVV) — Papier allein reicht dann bei der Betriebsprüfung nicht mehr.
Gilt die Pflicht auch für Minijobber?+
Ja, besonders für sie: Für geringfügig Beschäftigte gilt die Aufzeichnungspflicht branchenunabhängig. In Gastronomie, Beherbergung und weiteren Branchen nach § 2a SchwarzArbG müssen zusätzlich alle Mitarbeiter erfasst werden — auch Festangestellte.
Reicht die Papier-Vorlage dauerhaft?+
Für den Start ja. Aber ehrlich: Zettel gehen verloren, werden nachträglich geschrieben und müssen am Monatsende abgetippt werden. Ab 2027 verlangt § 8 BVV ohnehin digitale Nachweise. Eine iPad-Stempeluhr erledigt Aufzeichnung, Pausen, Monats-Summen und die digitale Ablage automatisch — ab 3,90 € pro Mitarbeiter.
Stand: Juli 2026 · Hinweis: Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung.
Oder du druckst nie wieder
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Mit der Crew-OS iPad-Stempeluhr entstehen die Nachweise von selbst: stempeln, Pausen, Monats-Summe, digitale Bestätigung, DATEV-Export — 7-Tage-Frist und 2027-Pflicht inklusive erledigt.
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