Ratgeber · Recht & Praxis · Stand September 2026
Kaum eine Branche wird so oft und so unangekündigt geprüft wie die Gastronomie. Der Zoll steht mittags im Laden, die Rentenversicherung prüft elektronisch, und ab 2027 gehören Arbeitszeitnachweise zu den Unterlagen, die elektronisch vorliegen müssen. Hier steht, was Mindestlohngesetz, Arbeitszeitgesetz und Bundesarbeitsgericht konkret von dir verlangen, woran Stundenzettel bei einer Kontrolle scheitern — und wie du das Thema in vier Wochen abschließt.
Spätestens dann müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet sein (§ 17 MiLoG). Die Gastronomie ist Pflichtbranche.
Mindestens so lange sind die Aufzeichnungen aufzubewahren. Ab 01.01.2027 zählen Arbeitszeitnachweise zu den elektronisch zu führenden Entgeltunterlagen (§ 8 BVV).
Bußgeldrahmen allein für Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht (§ 21 MiLoG). Geprüft wird unangekündigt durch den Zoll.
In der Gastronomie greifen mehrere Pflichten gleichzeitig, und sie werden ständig verwechselt. Die eine ist alt und wird aktiv kontrolliert, die andere kommt aus einem Gerichtsurteil, die dritte tritt 2027 in Kraft. Was davon für dich gilt, steht in der Tabelle. Kurzfassung: alles davon.
| Rechtsquelle | Was sie verlangt | Für wen | Stand |
|---|---|---|---|
| § 17 MiLoG mit § 2a SchwarzArbG | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags danach. Zwei Jahre aufbewahren, für die Kontrolle bereithalten. | Alle Arbeitnehmer im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe. Minijobber in jeder Branche. | In Kraft seit 2015. Wird vom Zoll aktiv geprüft. |
| § 16 Abs. 2 ArbZG | Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, aufzeichnen. Zwei Jahre aufbewahren. | Alle Arbeitgeber. | In Kraft. |
| BAG, Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21, nach EuGH C-55/18) | Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der gesamten Arbeitszeit erfasst werden — abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. | Alle Arbeitgeber. | Gilt seit 2022. Die Form ist nicht vorgeschrieben, solange der Gesetzgeber nichts anderes regelt. |
| Gesetzliche Neuregelung (Referentenentwurf 2023, Koalitionsvertrag 2025) | Elektronische Erfassung mit Übergangsfristen nach Betriebsgröße. Die Bundesregierung hat 2025 angekündigt, die Pflicht „unbürokratisch“ zu regeln, mit Übergangsregeln für kleine und mittlere Betriebe. | Alle Arbeitgeber. | Entwurf und Ankündigung — nicht in Kraft (Stand September 2026). |
| § 8 BVV | Arbeitszeitnachweise gehören zu den Entgeltunterlagen, die je Person elektronisch zu führen sind. | Alle Arbeitgeber. | Ab 01.01.2027. Die Befreiungsmöglichkeit endet am 31.12.2026. |
| §§ 3, 4, 5 ArbZG | Höchstarbeitszeit acht Stunden (bis zehn mit Ausgleich), Pause 30 Minuten ab sechs und 45 Minuten ab neun Stunden, Ruhezeit elf Stunden — in Gaststätten zehn mit Ausgleich. | Alle Arbeitnehmer. | In Kraft. Einzelheiten im Ratgeber zum Arbeitszeitgesetz (unten verlinkt). |
Merke
Wer glaubt, die Erfassungspflicht komme erst mit einem neuen Gesetz, hat sie in der Gastronomie schon seit 2015. Die Diskussion um das „Stechuhr-Urteil“ betrifft Büros und Vertrauensarbeitszeit. Für Küche, Service und Hotel war die Frage nie offen — nur die Form war es. Und die entscheidet sich 2027 mit § 8 BVV.
Bei Kontrollen fehlen selten die Zeiten der Vollzeitkraft in der Küche. Es fehlen die der Aushilfe vom Samstag, der Tochter, die „nur mal ausgeholfen“ hat, und des Minijobbers, der „ja immer dasselbe arbeitet“. Genau diese Gruppen prüft der Zoll zuerst, weil dort die Mindestlohnverstöße stecken.
| Personengruppe | Aufzeichnung | Woran es in der Praxis hakt |
|---|---|---|
| Festangestellte in Küche und Service | Ja, täglich (§ 17 MiLoG, Branchenpflicht). | „Die haben doch feste Zeiten.“ Trotzdem muss die Aufzeichnung jeden Tag entstehen — der Dienstplan ist kein Nachweis. |
| Minijobber | Ja, ausnahmslos. Für sie gilt § 17 MiLoG in jeder Branche. | Ohne Stunden lässt sich weder der Mindestlohn noch die Geringfügigkeitsgrenze (2026: 603 € im Monat) prüfen. Minijob-Zentrale und Rentenversicherung fragen die Nachweise gezielt ab. |
| Kurzfristig Beschäftigte, Event-Aushilfen | Ja. | Meist nur ein paar Tage im Jahr — und genau die fehlen im Ordner, weil niemand für drei Tage einen Zettel anlegt. |
| Auszubildende | Ja. Unter 18 zusätzlich die engeren Grenzen des JArbSchG. | Ruhezeiten und Höchstzeiten sind kürzer als bei Erwachsenen; Verstöße fallen bei jeder Prüfung sofort auf. |
| Mitarbeitende Familienangehörige | Ja, sobald ein Arbeitsverhältnis besteht. | „Meine Frau hilft nur aus.“ Gegenüber dem Zoll zählt, ob gearbeitet und bezahlt wird — nicht der Nachname. |
| Inhaber, geschäftsführende Gesellschafter | Nein. | Keine Arbeitnehmer. Angestellte Betriebsleiter dagegen schon. |
| Praktikanten | Kommt auf das Praktikum an. | Pflichtpraktika sind vom Mindestlohn ausgenommen (§ 22 MiLoG); ob und wie erfasst wird, klärst du für den Einzelfall mit deinem Steuerberater. |
Das Gesetz schreibt derzeit keine Form vor. Ein handgeschriebener Zettel ist formal zulässig. Praktisch scheitern Zettel und Tabellen bei Kontrollen aber an drei Fragen, die jeder Prüfer stellt: Wann ist das entstanden? Wer hat es geändert? Warum steht bei jedem Tag exakt dieselbe Pause?
| Kriterium | Stundenzettel | Excel | Stempeluhr / App |
|---|---|---|---|
| Entsteht im Moment der Arbeit | Selten. Meist am Wochenende aus dem Gedächtnis nachgetragen. | Nein. | Ja, beim Kommen und Gehen. |
| 7-Tage-Frist | Nur mit Disziplin. | Nur mit Disziplin. | Automatisch erfüllt. |
| Pausen | „30 Min.“ als Pauschale. | Pauschale. | Tatsächliche Pause, gestempelt. |
| Änderungen nachvollziehbar | Nein. Durchgestrichen oder neu geschrieben. | Nein. Überschrieben, ohne Spur. | Ja: wer, wann, was, mit Freigabe. |
| Vom Mitarbeiter bestätigt | Unterschrift, wenn jemand daran denkt. | Selten. | Digital je Monat. |
| Tauglich für § 8 BVV ab 2027 | Nur als Scan — und ein Scan-Stapel ist kein geführter Nachweis. | Als Datei ja, als Nachweis fragwürdig. | Ja. |
| Typische Reaktion des Prüfers | „Wer hat das wann geschrieben?“ | „Zeigen Sie mir den Stand vom Dritten.“ | Stichprobe, weiter. |
Der entscheidende Unterschied ist nicht die Technik, sondern der Zeitpunkt. Eine Aufzeichnung, die im Moment der Arbeit entsteht, ist glaubwürdig. Eine, die am Sonntagabend für die ganze Woche geschrieben wird, ist eine Erinnerung — und der Prüfer weiß das.
Zuständig ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls. Sie kommt ohne Ankündigung, gern zu Stoßzeiten, und in Teams. Der Ablauf ist fast immer derselbe:
Befragung der Anwesenden. Jeder, der arbeitet, wird einzeln gefragt: Seit wann sind Sie heute da? Wie viele Stunden arbeiten Sie in der Woche? Wie werden Sie bezahlt? Die Antworten werden notiert.
Ausweiskontrolle. In den Branchen nach § 2a SchwarzArbG müssen Beschäftigte ihren Ausweis bei sich haben — die Gastronomie gehört dazu. Du bist verpflichtet, dein Personal darauf hinzuweisen.
Vorlage der Aufzeichnungen. Nach § 17 Abs. 2 MiLoG sind die Unterlagen bereitzuhalten und auf Verlangen vorzulegen — nicht nächste Woche, sondern jetzt. Ein Terminal oder eine App zeigt sie auf dem Bildschirm; ein Ordner im Büro des Steuerberaters nicht.
Abgleich. Die Aussage der Servicekraft („seit neun“) wird mit der Aufzeichnung („seit elf“) verglichen. Diese Abweichung ist der häufigste Anlass für ein Verfahren, nicht die fehlende Unterschrift.
Folgen. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht: Bußgeld bis 30.000 €. Wird der Mindestlohn unterschritten oder nicht gezahlt: bis 500.000 € (§ 21 MiLoG). Dazu die Nachforderung der Sozialversicherungsbeiträge durch die Rentenversicherung — und im Ernstfall ein Strafverfahren wegen vorenthaltener Beiträge.
Achtung
Die Lücke zwischen Aussage und Aufzeichnung ist teurer als die fehlende Aufzeichnung. Ohne belastbare Zeiten kann der Zoll die Mindestlohnzahlung nicht nachvollziehen — dann steht schnell der Verdacht im Raum, dass zu wenig gezahlt wurde. Und der Bußgeldrahmen dafür ist ein anderer.
Crew-OS ist in unseren eigenen Betrieben entstanden — der Alm-Fernweh und der Garden Villa in Groß-Zimmern — nicht am Reißbrett. Drei Erfahrungen aus der Umstellung, die in keinem Gesetzestext stehen:
Solange die Zettel am Wochenende für die ganze Woche geschrieben wurden, standen dort runde Zeiten: neun bis siebzehn, dreißig Minuten Pause. Nach der Umstellung auf das Terminal wichen die tatsächlichen Zeiten an fast jedem Tag um zehn bis zwanzig Minuten ab — in beide Richtungen. Nicht, weil jemand betrogen hätte, sondern weil sich niemand an den Dienstag erinnert, wenn es Sonntag ist.
Kommen und Gehen merkt sich jeder. Die Pause nicht. Seit sie selbst gestempelt wird, steht sie im Nachweis — und wenn sie fehlt, sieht man das im Monatsnachweis, bevor ein Prüfer es sieht. Das ist der Unterschied zwischen einem Hinweis an den Mitarbeiter und einem Bußgeld.
Für die Vollzeitkräfte gab es immer irgendeine Aufzeichnung. Für die Aushilfe, die an drei Samstagen im Sommer kam, gab es nichts — sie stand auf keinem Zettel, weil sie zu selten da war, um einen zu bekommen. Heute stempelt jede Aushilfe am selben Terminal wie alle anderen, und ein vergessener Stempel wird nachgetragen und freigegeben, nicht heimlich ergänzt.
Zehn Punkte. Wer alle abhaken kann, hat bei einer Kontrolle nichts zu befürchten — egal, mit welchem System.
Beginn, Ende und Dauer jeder Schicht liegen spätestens sieben Tage danach vor — für jeden, auch für Aushilfen.
Pausen sind als tatsächliche Zeiten erfasst, nicht als Pauschale.
Jeder Minijobber hat vollständige Monatszeiten, aus denen sich Mindestlohn und 603-€-Grenze nachrechnen lassen.
Korrekturen sind mit Wer, Wann und Was nachvollziehbar. Nichts wird überschrieben.
Mitarbeiter bestätigen ihre Monatsstunden — digital oder mit Unterschrift.
Ruhezeit und Pausen nach ArbZG werden eingehalten und sind aus den Zeiten belegbar.
Zwei Jahre rückwirkend sind die Nachweise je Person auffindbar — in Minuten, nicht in Tagen.
Ein Export je Person und Monat lässt sich bei der Kontrolle sofort zeigen.
Die Mitarbeiter sind informiert, welche Daten erfasst werden (Art. 13 DSGVO). Standortprüfung und Foto nur mit eigener Rechtsgrundlage.
Der Steuerberater bekommt bestätigte Stunden, keine handgeschriebenen Summen.
Zeiterfassung fürs Büro und Zeiterfassung für einen Betrieb mit zwanzig Anwesenden, Schichtwechsel um 16 Uhr und WLAN, das im Keller nicht ankommt, sind zwei verschiedene Produkte. Die Tabelle nennt die Anforderungen, an denen es in der Praxis scheitert, und was Crew-OS dafür tut.
| Anforderung | Warum es zählt | In Crew-OS |
|---|---|---|
| Stempeln in Sekunden | Bei zwanzig Anwesenden darf am Gerät kein Stau entstehen — sonst wird „nachher“ gestempelt, und nachher ist die Zeit falsch. | iPad-Stempeluhr an der Wand: antippen, fertig. Alternativ per QR-Code oder in der eigenen App. |
| Pausen mit erfassen | § 4 ArbZG. Pauschalen fallen bei jeder Prüfung auf. | Pause stempeln am Terminal und in der App; sie steht im Nachweis. |
| Offline-sicher | WLAN in Küche und Keller fällt aus. Jeder verlorene Stempel ist eine Lücke, die niemand bemerkt. | Stempel werden auf dem Gerät gespeichert und automatisch nachgeliefert, sobald Netz da ist. |
| Nachtragen mit Freigabe | Vergessene Stempel gibt es immer. Das Problem ist heimliches Überschreiben. | Der Mitarbeiter trägt nach, der Admin bestätigt — protokolliert. |
| Lückenlose Historie | „Wer hat wann was geändert?“ ist die erste Frage des Prüfers. | Jede Änderung an einer Buchung bleibt nachvollziehbar. |
| Ruhezeit im Blick | Spätschicht bis ein Uhr, Frühdienst um neun — das sind acht Stunden Ruhezeit. | Prüfung der Ruhezeit zwischen Diensten mit Warnung im Schichtplan. |
| Standortprüfung nur bei Bedarf | GPS ist ein Datenschutzthema. Der Standard muss „aus“ sein. | Schalter je Betrieb, standardmäßig aus, mit Abfrage der Rechtsgrundlage. |
| Mitarbeiter sehen ihre Zeiten | Weniger Diskussion am Monatsende, weniger Rückfragen. | In der App: Schichtplan, Stunden, Lohnabrechnungen. |
| Monatsnachweis bestätigen | Beweiskraft bei Prüfung, Ordnung für § 8 BVV. | Stundennachweis-Bestätigung mit Korrektur-Workflow (Stufe „Akte“). |
| Export für Prüfung und Lohn | Der Zoll will es sofort, der Steuerberater will Daten statt Zettel. | Monatsnachweis je Person als PDF; DATEV-Export und Steuerberater-Portal (Stufe „Lohn“). |
| Mehrere Standorte und Bereiche | Filiale, Terrasse, Eventlocation — ein Betrieb, mehrere Orte. | Standorte und Bereiche in einem Konto. |
Preislich: Zeiterfassung und iPad-Stempeluhr sind in der Stufe Basis enthalten. Die Stundennachweis-Bestätigung und die digitale Personalakte gehören zur Stufe Akte, DATEV-Export und Steuerberater-Portal zur Stufe Lohn. Alle drei mit Preisen auf der Preisseite.
Vier Wochen reichen, wenn man es in der richtigen Reihenfolge macht. Der häufigste Fehler ist, mit dem Gerät anzufangen statt mit dem Team.
Woche 1 · Bestandsaufnahme und Ansage
Liste aller Beschäftigten, inklusive Minijobber, Aushilfen und Familienangehörigen. Für wen fehlen Zeiten? Fehlende Zeiten aus der Vergangenheit nicht aus dem Gedächtnis nachschreiben — das wirkt bei einer Prüfung schlimmer als eine ehrlich dokumentierte Lücke. Ab heute sauber, das zählt.
Dann die Ansage ans Team: Warum (Gesetz, nicht Misstrauen), was gestempelt wird (Kommen, Gehen, Pause), wie Nachträge laufen. Dazu die Information zur Datenverarbeitung nach Art. 13 DSGVO. Gibt es einen Betriebsrat, ist er bei der Einführung zu beteiligen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Woche 2 · Terminal aufstellen
Das Gerät gehört dorthin, wo jeder vorbeikommt — Personaleingang oder Umkleide, nicht ins Büro. Mitarbeiter anlegen; Aushilfen und mobile Teams bekommen den QR-Code oder die App. Testlauf mit drei Personen aus verschiedenen Bereichen, zwei Tage lang. Was sie nicht verstehen, versteht der Rest auch nicht.
Woche 3 · Erste volle Woche
Offene Stempel, fehlende Pausen, Nachträge freigeben — jeden Tag, nicht am Monatsende. Eine feste Regel hilft: Was am Freitag nicht drin ist, wird am Montag geklärt. Damit bleibst du automatisch innerhalb der Sieben-Tage-Frist des Mindestlohngesetzes.
Woche 4 · Monatsnachweis und Lohn
Die Mitarbeiter bestätigen ihre Monatsstunden, der Export geht an den Steuerberater. Lege fest, wo die Nachweise liegen und wer Zugriff hat — das ist deine Prüfmappe. Und dann: keine Parallelwelt. Wer nebenher weiter Zettel führt, hat bei der Kontrolle zwei Versionen, und die weichen voneinander ab.
Ja, doppelt. Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe gehört zu den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz: Nach § 17 Mindestlohngesetz musst du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Mitarbeiter aufzeichnen — auch bei Festangestellten. Dazu hat das Bundesarbeitsgericht 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber generell verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzuführen.
Spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach der Arbeitsleistung (§ 17 MiLoG). Wer erst am Monatsende Stundenzettel einsammelt, ist formal zu spät. Eine Stempeluhr erledigt die Aufzeichnung in dem Moment, in dem gearbeitet wird.
Mindestens zwei Jahre (§ 17 MiLoG, § 16 ArbZG). Ab dem 01.01.2027 gehören Arbeitszeitnachweise außerdem zu den Entgeltunterlagen, die nach § 8 BVV elektronisch zu führen sind; für deren Aufbewahrung gilt § 9 BVV. Die konkrete Dauer im Einzelfall klärt dein Steuerberater.
Formal ist derzeit keine bestimmte Form vorgeschrieben. Praktisch fallen Zettel und Excel bei Kontrollen regelmäßig durch: nachträglich geschrieben, lückenhaft, ohne Änderungshistorie. Der Zoll prüft in der Gastronomie gezielt und unangekündigt. Und ab 2027 müssen die Nachweise als Teil der Entgeltunterlagen ohnehin elektronisch geführt werden.
Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht können mit bis zu 30.000 € geahndet werden (§ 21 MiLoG). Wird der Mindestlohn nicht oder nicht rechtzeitig gezahlt, reicht der Rahmen bis 500.000 €. Ohne saubere Zeiten kann der Zoll die Mindestlohnzahlung nicht nachvollziehen — dann steht schnell der zweite Vorwurf im Raum.
Mindestens 30 Minuten Pause bei mehr als sechs Stunden Arbeit, 45 Minuten bei mehr als neun (§ 4 ArbZG). Die Ruhezeit zwischen zwei Diensten beträgt elf Stunden; in Gaststätten kann sie auf zehn verkürzt werden, wenn sie innerhalb eines Monats ausgeglichen wird (§ 5 ArbZG). Eine gute Zeiterfassung dokumentiert die Pausen mit und macht Verstöße sichtbar, bevor der Prüfer sie findet.
Gerade die. Für geringfügig Beschäftigte gilt die Aufzeichnungspflicht des Mindestlohngesetzes ausnahmslos und in jeder Branche. Minijob-Zentrale und Rentenversicherung fragen die Nachweise bei Prüfungen ab. Auch kurzfristig Beschäftigte und Event-Aushilfen brauchen vollständige Zeiten.
Nein. Die Erfassung ist eine gesetzliche Pflicht, die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Informieren musst du das Team trotzdem (Art. 13 DSGVO): welche Daten, wozu, wie lange. Anders sieht es bei Standortprüfung oder Foto beim Stempeln aus — dafür brauchst du eine eigene Begründung, und beides sollte standardmäßig aus sein.
Das passiert jede Woche und ist kein Problem, solange der Nachtrag sauber läuft: Der Mitarbeiter trägt die Zeit nach, ein Vorgesetzter gibt sie frei, und beides bleibt sichtbar. Das Problem ist nur der stille Eingriff — die Zeit, die jemand im Nachhinein ändert, ohne dass es jemand sieht. Genau das unterscheidet eine prüfungsfeste Aufzeichnung von einer Excel-Tabelle.
Für die Aufzeichnung nicht. Vertrauensarbeitszeit betrifft die Frage, wann jemand arbeitet — nicht, ob es aufgezeichnet wird. § 17 MiLoG kennt für die Gastronomie keine Ausnahme, und auch die 2025 angekündigte Neuregelung zielt auf Büroarbeit, nicht auf Küche und Service.
Stand: September 2026 · Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Bei Detailfragen zu deinem Betrieb helfen dein Steuerberater oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
§ 17 MiLoGAufzeichnungspflicht: Beginn, Ende, Dauer; Sieben-Tage-Frist; zwei Jahre Aufbewahrung§ 21 MiLoGBußgeldvorschriften: bis 30.000 € (Aufzeichnung), bis 500.000 € (Mindestlohn)§ 22 MiLoGPersönlicher Anwendungsbereich, Praktikanten§ 2a SchwarzArbGBetroffene Wirtschaftsbereiche, Ausweismitführungspflicht§§ 3, 4, 5 ArbZGHöchstarbeitszeit, Ruhepausen, Ruhezeit (Gaststätten: zehn Stunden)§ 16 ArbZGAufzeichnung der Arbeitszeit über acht Stunden hinaus§ 22 ArbZGBußgeldvorschriften zur Arbeitszeit§ 3 Abs. 2 ArbSchGGrundlage des BAG-Beschlusses zur ErfassungspflichtBAG 1 ABR 22/21Beschluss vom 13.09.2022 — Pflicht zur ArbeitszeiterfassungEuGH C-55/18Urteil vom 14.05.2019 (CCOO) — „Stechuhr-Urteil“§ 8, § 9 BVVEntgeltunterlagen ab 2027 elektronisch; Aufbewahrung§ 8 SGB IVGeringfügige BeschäftigungArt. 6, 13 DSGVORechtsgrundlage und Informationspflicht§ 87 BetrVGMitbestimmung bei technischen EinrichtungenMichael Samman, Gründer von Crew-OS und Mitunternehmer der Alm-Fernweh und der Garden Villa in Groß-Zimmern. Crew-OS ist in diesen Betrieben entstanden — die Geschichte dazu.
Veröffentlicht am 20.07.2026 · Zuletzt überarbeitet am 14.09.2026
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