Ratgeber · Recht & Praxis
Zeiterfassung in der Gastronomie:
Das ist wirklich Pflicht.
Kaum eine Branche wird so streng geprüft wie die Gastronomie: Der Zoll kommt unangekündigt, die Rentenversicherung prüft elektronisch, und ab 2027 müssen Arbeitszeitnachweise ohnehin digital vorliegen. Hier steht, was Mindestlohngesetz, Arbeitszeitgesetz und das BAG-Urteil konkret von dir verlangen — und wie du das Thema ein für alle Mal sauber löst.
Frist zur Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit (§ 17 MiLoG) — die Gastronomie ist Pflichtbranche.
Mindest-Aufbewahrung der Arbeitszeitnachweise. Ab 01.01.2027 zusätzlich elektronisch als Teil der Entgeltunterlagen (§ 8 BVV).
Bußgeldrahmen allein für Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht (§ 21 MiLoG) — geprüft wird unangekündigt durch den Zoll.
Zwei Pflichten, die oft verwechselt werden
1 · Die Branchen-Pflicht (MiLoG)
Gaststätten und Beherbergung stehen auf der Branchenliste des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Deshalb gilt § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind für alle Arbeitnehmer aufzuzeichnen — binnen sieben Kalendertagen, zwei Jahre aufzubewahren, auf Verlangen des Zolls vorzulegen. Diese Pflicht existiert seit 2015 und wird aktiv geprüft.
2 · Die allgemeine Pflicht (BAG-Urteil)
Mit Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht — auf Basis des EuGH-„Stechuhr-Urteils“ von 2019 — klargestellt: Arbeitgeber sind schon heute verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die gesamte Arbeitszeit erfasst wird. Eine gesetzliche Neuregelung im Arbeitszeitgesetz, die elektronische Erfassung ausdrücklich vorschreibt, liegt als Entwurf vor. Wer jetzt auf digitale Erfassung umstellt, muss später nichts nachrüsten.
Die wichtigsten Fragen
Ist Zeiterfassung in der Gastronomie Pflicht?+
Ja, doppelt. Erstens gehört das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe zu den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz: Nach § 17 Mindestlohngesetz musst du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aller Mitarbeiter aufzeichnen — auch bei Festangestellten. Zweitens hat das Bundesarbeitsgericht 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber generell verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzuführen.
Bis wann müssen die Zeiten aufgezeichnet sein?+
Spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung (§ 17 MiLoG). In der Praxis heißt das: Wer erst am Monatsende Stundenzettel einsammelt, ist formal bereits zu spät. Eine Stempeluhr erledigt die Aufzeichnung in dem Moment, in dem gearbeitet wird.
Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?+
Mindestens zwei Jahre (§ 17 MiLoG, § 16 ArbZG). Ab dem 01.01.2027 kommt dazu, dass Arbeitszeitnachweise als Teil der Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden müssen (§ 8 BVV) — Papier scheidet dann endgültig aus.
Reichen handschriftliche Stundenzettel oder Excel?+
Formal ist derzeit keine bestimmte Form vorgeschrieben — praktisch fallen Zettel und Excel bei Kontrollen regelmäßig durch: nachträglich geschrieben, lückenhaft, ohne Änderungshistorie. Der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) prüft in der Gastronomie gezielt und unangekündigt. Und spätestens mit der BVV-Pflicht ab 2027 müssen die Nachweise ohnehin digital vorliegen.
Welche Bußgelder drohen?+
Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht des Mindestlohngesetzes können mit Bußgeldern bis zu 30.000 € geahndet werden (§ 21 MiLoG). Dazu kommt: Ohne saubere Zeiten kann der Zoll die Mindestlohnzahlung nicht nachvollziehen — dann steht schnell der Verdacht der Mindestlohnunterschreitung im Raum, mit deutlich höheren Bußgeldrahmen.
Was gilt bei Pausen und Ruhezeiten?+
Nach dem Arbeitszeitgesetz: mindestens 30 Minuten Pause bei mehr als 6 Stunden Arbeit, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden (§ 4 ArbZG). Die Ruhezeit zwischen zwei Diensten beträgt 11 Stunden — in Gaststätten kann sie auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn sie zeitnah ausgeglichen wird (§ 5 ArbZG). Eine gute Zeiterfassung dokumentiert Pausen mit und macht Verstöße sichtbar, bevor der Prüfer sie findet.
Müssen auch Minijobber und Aushilfen stempeln?+
Gerade die. Für geringfügig Beschäftigte gilt die MiLoG-Aufzeichnungspflicht ausnahmslos, und die Minijob-Zentrale wie auch die Rentenversicherung fragen die Nachweise bei Prüfungen ab. Auch kurzfristig Beschäftigte und Event-Aushilfen brauchen vollständige Zeiten.
Stand: Juli 2026 · Hinweis: Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Bei Detailfragen zu deinem Betrieb hilft dein Steuerberater oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
So stellst du sauber um
- 1
Stempeluhr statt Stundenzettel
Ein iPad an der Wand, Mitarbeiter stempeln beim Kommen und Gehen — die 7-Tage-Frist erledigt sich von selbst, Pausen werden mitdokumentiert.
- 2
Stundennachweise bestätigen lassen
Mitarbeiter bestätigen ihre Monatsstunden digital. Bei einer Prüfung liegt für jeden Monat ein abgezeichneter Nachweis vor.
- 3
Änderungen nachvollziehbar halten
Korrekturen gehören protokolliert (wer, wann, was) — genau das, was Prüfer sehen wollen und Excel nicht kann.
- 4
An die Lohnabrechnung anschließen
Bestätigte Stunden fließen per DATEV-Export direkt ans Lohnbüro — keine Doppelerfassung, keine Übertragungsfehler.
Die Pflicht bleibt.
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