Ratgeber · Gesetzesänderung
Mit dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung von Entgeltunterlagen nach § 8 BVV für alle Arbeitgeber verpflichtend. Die Befreiung endet am 31.12.2026 ersatzlos. Hier steht, was das konkret bedeutet — und wie du deinen Betrieb ohne Hektik prüfungsfest machst.
Platzhalter
Ab diesem Tag müssen Entgeltunterlagen elektronisch und maschinenlesbar vorliegen.
Letzter Tag der Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 BVV — sie entfällt ersatzlos.
Die Pflicht gilt unabhängig von Branche und Größe — vom Kiosk bis zur Kette.
Ja. Es gibt keine Ausnahme nach Größe, Branche oder Rechtsform. Interessanter ist die Frage, wie viel auf dich zukommt.
| Betrieb | Betroffen | Was meist fehlt |
|---|---|---|
| Handwerk, Handel, Büro mit Festangestellten | ja | Arbeitsverträge und Bescheinigungen liegen im Ordner |
| Gastronomie, Bau, Fleischwirtschaft, Gebäudereinigung, Logistik (§ 2a SchwarzArbG) | ja, verschärft | die tägliche Arbeitszeitaufzeichnung ist ohnehin Pflicht, liegt aber auf Zetteln |
| Jeder Betrieb mit Minijobbern | ja | Aufzeichnung nach § 17 MiLoG, oft gar nicht geführt |
| Verein mit einer Übungsleiterin auf Minijob-Basis | ja | wird fast immer übersehen |
| Betrieb, der bereits eine Befreiung beantragt hat | ja, ab 01.01.2027 | die Befreiungsmöglichkeit endet zum Jahreswechsel |
| Betrieb ohne Beschäftigte, nur Inhaber | nein | — |
Achtung
Eine erteilte Befreiung endet zum Jahreswechsel. Eine Erinnerung dazu kommt nicht — den Termin musst du dir selbst in den Kalender legen.
Viele denken bei „Entgeltunterlagen“ an die Lohnabrechnung. Die ist nur ein Teil. § 8 BVV zählt auf, was je beschäftigter Person vorliegen muss:
| Unterlage | Wer führt sie üblicherweise |
|---|---|
| Lohn- und Gehaltsabrechnungen | Steuerberater oder Lohnbüro |
| Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung | Steuerberater oder Lohnbüro |
| Arbeitsvertrag und spätere Änderungen | der Betrieb |
| Arbeitszeitnachweise, besonders bei geringfügig Beschäftigten | der Betrieb |
| Nachweise über Beginn und Ende der Beschäftigung | der Betrieb |
| Immatrikulationsbescheinigung bei Werkstudenten | der Betrieb |
| A1-Bescheinigung bei Einsatz im Ausland | der Betrieb |
| Erklärungen zum Minijob und zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht | der Betrieb |
| Unterlagen zu Sachbezügen und steuerfreien Zuwendungen | beide |
Der Punkt
Ein großer Teil der Unterlagen liegt nicht beim Steuerberater, sondern bei dir. Und genau dieser Teil liegt in den meisten Betrieben bis heute im Aktenordner. Wie die Aufgaben im Einzelfall verteilt sind, hängt von eurer Vereinbarung ab — das ist die erste Frage an deine Kanzlei.
Die Abrechnungsseite. Die Deutsche Rentenversicherung prüft elektronisch unterstützt, kurz euBP. Die Abrechnungsdaten kommen aus dem Lohnprogramm und werden maschinenlesbar übermittelt. Das erledigt in aller Regel dein Steuerberater, und in den meisten Fällen läuft es längst.
Die Unterlagenseite. Hier geht es um die Dokumente aus der Tabelle oben. Diese Seite gehört dem Arbeitgeber. Sie muss ab 2027 elektronisch geführt und im Prüfungsfall elektronisch vorgelegt werden können.
Der häufigste Irrtum lautet: „Mein Steuerberater macht das digital, also bin ich fertig.“ Das ist die halbe Wahrheit. Wer die Abrechnung digital hat und die Arbeitsverträge im Ordner, hat erst eine der beiden Hälften erledigt.
Was „elektronisch“ nicht heißt
Ein Stapel eingescannter Zettel in einem Ordner auf dem Rechner ist keine verlässliche Lösung. Verlangt ist, dass die Unterlagen je Person geführt, zugeordnet, unveränderbar aufbewahrt und im Prüfungsfall geordnet vorgelegt werden können.
| Datum | Was passiert |
|---|---|
| 31.12.2026 | Letzter Tag, an dem eine Befreiung nach § 8 Abs. 3 BVV noch wirkt. |
| 01.01.2027 | Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt und aufbewahrt werden. |
| ab 01.01.2027 | Bei der Betriebsprüfung wird die elektronische Form vorausgesetzt. |
| laufend | Arbeitszeitaufzeichnung bei geringfügig Beschäftigten binnen sieben Tagen (§ 17 MiLoG). Das gilt schon heute, nicht erst 2027. |
| Aufbewahrung | Für Entgeltunterlagen gilt § 9 BVV, für Arbeitszeitaufzeichnungen § 17 MiLoG. Die konkrete Dauer im Einzelfall klärt dein Steuerberater. |
Die vierte Zeile macht in der Praxis am meisten Ärger. Sie hat mit 2027 nichts zu tun und wird trotzdem ständig übersehen.
Für verletzte Aufzeichnungspflichten sehen gleich drei Gesetze Bußgelder vor: § 21 MiLoG für den Mindestlohn, § 111 SGB IV für die Sozialversicherung und § 22 ArbZG für die Arbeitszeit. Die Rahmen bewegen sich im fünfstelligen Bereich; die genaue Höhe hängt vom Einzelfall ab.
Das eigentliche Risiko steht aber in keiner Bußgeldtabelle. Für den Fall, dass Aufzeichnungen fehlen, sieht das Sozialgesetzbuch einen eigenen Weg vor (§ 28f Abs. 2 SGB IV): Die Prüfung ist dann nicht darauf angewiesen, dass du etwas vorlegen kannst. Ein fehlender Stundenzettel kann damit teurer werden als jedes Bußgeld.
Theorie hilft wenig, deshalb ein Durchgang an einem echten Fall: eine Aushilfe im Service, eingestellt im März, zwölf Stunden die Woche, Minijob.
Beim Einstellen
Arbeitsvertrag, Personalfragebogen, die Erklärung zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht und, falls es eine Studentin ist, die Immatrikulationsbescheinigung. Vier Dokumente, bevor die erste Schicht beginnt.
Jeden Arbeitstag
Der Arbeitszeitnachweis mit Beginn, Ende und Dauer. Bei geringfügig Beschäftigten binnen sieben Tagen, nicht am Monatsende. Wer sonntags die Woche aus dem Gedächtnis nachträgt, erfüllt die Vorschrift formal nicht — auch wenn die Zahlen stimmen.
Jeden Monat
Die Lohnabrechnung kommt vom Steuerberater zurück und muss der Person und dem Monat zugeordnet abgelegt werden. Ein Sammelordner „Abrechnungen 2027“ reicht dafür nicht.
Beim Ausscheiden
Kündigung oder Aufhebungsvertrag, Arbeitszeugnis und Endabrechnung. Danach beginnt die Aufbewahrungsfrist zu laufen, und die Akte muss auffindbar bleiben — auch wenn die Person längst weg ist.
Einzelnachweise für eine einzige Aushilfe in einem Jahr, davon etwa 240 Arbeitszeiteinträge. Bei zehn Beschäftigten sind das 2.500. Das ist der eigentliche Grund, warum Papier hier nicht mehr funktioniert: nicht die Vorschrift, sondern die Menge.
Crew-OS ist in drei eigenen Betrieben entstanden, weil dieselbe Umstellung dort anstand. Was uns dabei am meisten Zeit gekostet hat, stand in keinem Ratgeber.
Wir hatten Sorge vor dem Stapel Papier im Schrank. Der war an zwei Nachmittagen gescannt. Viel aufwendiger war, den laufenden Betrieb umzustellen — dafür zu sorgen, dass ab sofort jede neue Unterlage gleich am richtigen Ort landet. Wer nur digitalisiert und den Ablauf lässt wie er war, hat in drei Monaten wieder einen Stapel.
Verträge und Bescheinigungen sind endlich, sie entstehen einmal. Arbeitszeiten entstehen jeden Tag. Wenn dieser eine Ablauf nicht sauber läuft, nützt die schönste Ablage nichts. Wir haben deshalb mit der Stempeluhr angefangen und erst danach die Akte gebaut, nicht umgekehrt.
Unser Steuerberater rechnete längst digital ab. Die Abrechnungen kamen trotzdem als PDF-Stapel per Mail zurück, das Verteilen war Handarbeit. Formal war beides digital, praktisch lag dazwischen ein manueller Schritt, bei dem regelmäßig etwas liegen blieb. Diese Übergabe zuerst klären, nicht zuletzt.
Entgeltunterlagen nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) müssen ab dem 01.01.2027 elektronisch geführt und aufbewahrt werden. Die bisherige Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 BVV läuft zum 31.12.2026 aus. Ab dann setzt die Betriebsprüfung die elektronische Form voraus.
Jeden Arbeitgeber in Deutschland — unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Auch der Familienbetrieb mit drei Minijobbern fällt darunter, ebenso der Verein mit einer einzigen Übungsleiterin auf Minijob-Basis.
Neben den Lohn- und Gehaltsabrechnungen auch die Begleitunterlagen je Person: Arbeitsverträge, Arbeitszeitnachweise, Nachweise für Minijobs und Werkstudenten, Immatrikulations- und A1-Bescheinigungen sowie weitere Erklärungen. Die Aufzählung steht in § 8 Abs. 1 BVV.
Die Deutsche Rentenversicherung prüft elektronisch unterstützt (euBP). Die Abrechnungsdaten müssen in maschinenlesbarer Form übermittelbar sein — das erledigt in der Regel dein Steuerberater über die Lohnsoftware.
Das ist die halbe Miete. Die Begleitunterlagen — allen voran die Arbeitszeitnachweise — führst du als Arbeitgeber selbst. Wer die Abrechnung digital hat und die Arbeitsverträge im Ordner, hat erst eine der beiden Hälften erledigt.
Ein Scan-Stapel in einem Ordner auf dem Rechner ist keine verlässliche Lösung. Die Unterlagen müssen je Person geführt, zugeordnet und im Prüfungsfall geordnet vorlegbar sein. Bei Arbeitszeiten kommt hinzu, dass sie zeitnah entstehen müssen und nicht am Monatsende zusammengeschrieben werden.
Ja. Die Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 BVV endet zum 31.12.2026. Eine Erinnerung dazu kommt nicht — den Termin musst du dir selbst setzen.
Das ist die häufigste Rückfrage, und sie gehört zu deinem Steuerberater: Bereits abgeschlossene Papierakten unterliegen weiterhin den Aufbewahrungsfristen nach § 9 BVV und müssen auffindbar bleiben. Wie weit die elektronische Form rückwirkend gilt, klärst du am besten fallbezogen.
Eng. Die Arbeitszeitnachweise sind Teil der Entgeltunterlagen. Wer sie ohnehin elektronisch erfasst, hat den aufwendigsten Teil schon erledigt. Wer Zettel führt, hat 2027 zwei Baustellen gleichzeitig.
Faktisch bis Ende 2026. Wer jetzt umstellt, hat den Übergang ohne Zeitdruck und profitiert sofort von weniger Verwaltungsaufwand. Wer im Dezember anfängt, macht es zwischen Jahresabschluss und Feiertagen.
Stand: September 2026 · Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Für die Abrechnungsseite (euBP) und für die genauen Fristen und Bußgeldrahmen im Einzelfall sprich mit deinem Steuerberater oder Lohnbüro.
Welche Unterlagen liegen bei dir nur auf Papier? Arbeitsverträge, Arbeitszeitnachweise, Bescheinigungen.
Nicht als Scan-Sammlung, sondern im Moment des Arbeitens. Das ist der Teil, der jeden Tag neu entsteht — und der übernimmt Crew-OS.
Je Person strukturiert ablegen, nicht als Sammelordner.
Mit klarer Zuordnung zu Person und Monat.
Übergabeformat klären und festlegen, wer was vorhält. Dabei gleich die euBP-Übermittlung bestätigen lassen.
Einmal durchspielen, was die Rentenversicherung sehen will — bevor sie es sehen will.
Eine Erinnerung kommt nicht. Den Tag musst du dir selbst eintragen.
§ 8 BVVEntgeltunterlagen — was je Person vorliegen muss§ 9 BVVAufbewahrung der Entgeltunterlagen§ 28f SGB IVAufzeichnungspflicht des Arbeitgebers§ 28p SGB IVPrüfung bei den Arbeitgebern§ 111 SGB IVBußgeldvorschriften der Sozialversicherung§ 17 MiLoGAufzeichnungspflichten beim Mindestlohn§ 21 MiLoGBußgeldvorschriften zum Mindestlohn§ 2a SchwarzArbGbetroffene Wirtschaftszweige, u. a. Gastronomie§ 22 ArbZGBußgeldvorschriften zur ArbeitszeitDRVDeutsche Rentenversicherung zur euBPMichael Samman, Gründer von Crew-OS und Mitunternehmer von drei Betrieben in drei Branchen. Crew-OS ist in diesen Betrieben entstanden, weil dieselbe Umstellung dort anstand. Dieser Ratgeber beschreibt, was wir dabei gelernt haben.
Veröffentlicht am 20.07.2026 · Zuletzt überarbeitet am 13.09.2026
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