Ratgeber · Gesetzesänderung
Digitale Entgeltunterlagen ab 2027:
Das musst du wissen.
Mit dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung von Entgeltunterlagen nach § 8 BVV für alle Arbeitgeber verpflichtend. Die Befreiung endet am 31.12.2026 ersatzlos. Hier steht, was das konkret bedeutet — und wie du deinen Betrieb ohne Hektik prüfungsfest machst.
Ab diesem Tag müssen Entgeltunterlagen elektronisch und maschinenlesbar vorliegen.
Letzter Tag der Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 BVV — sie entfällt ersatzlos.
Die Pflicht gilt unabhängig von Branche und Größe — vom Kiosk bis zur Kette.
Die wichtigsten Fragen
Was ändert sich zum 1. Januar 2027?+
Entgeltunterlagen nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) müssen ab dem 01.01.2027 elektronisch geführt und aufbewahrt werden. Die bisherige Befreiungsmöglichkeit nach § 8 Abs. 3 BVV läuft zum 31.12.2026 ersatzlos aus — Papierordner sind bei der Betriebsprüfung dann keine zulässige Form mehr.
Wen betrifft die Pflicht?+
Jeden Arbeitgeber in Deutschland — unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Auch der Familienbetrieb mit drei Minijobbern fällt darunter.
Was zählt zu den Entgeltunterlagen?+
Neben den Lohn- und Gehaltsabrechnungen auch die Begleitunterlagen je Mitarbeiter: Arbeitsverträge, Arbeitszeitnachweise (in Branchen nach § 2a SchwarzArbG wie der Gastronomie ohnehin Pflicht), Nachweise für Minijobs und Werkstudenten, Immatrikulations- und A1-Bescheinigungen und weitere Erklärungen.
Was heißt „maschinenlesbar“ (euBP)?+
Die Deutsche Rentenversicherung prüft elektronisch unterstützt (euBP). Die Abrechnungsdaten müssen in maschinenlesbarer Form übermittelbar sein — das erledigt in der Regel dein Steuerberater bzw. deine Lohnsoftware. Wer nur Papier vorlegen kann, gilt als nicht prüfbar.
Reicht es, wenn mein Steuerberater digital abrechnet?+
Das ist die halbe Miete. Die Begleitunterlagen — allen voran die Arbeitszeitnachweise — musst du als Arbeitgeber selbst digital und nachvollziehbar führen. Genau hier setzt Crew-OS an.
Bis wann sollte ich umgestellt haben?+
Faktisch bis Ende 2026. Wer jetzt umstellt, hat den Übergang (alte Papierakten digitalisieren, Prozesse einspielen) ohne Zeitdruck — und profitiert sofort von weniger Verwaltungsaufwand.
Hinweis: Dieser Ratgeber ist keine Rechtsberatung. Für die Abrechnungs-Seite (euBP) sprich mit deinem Steuerberater oder Lohnbüro.
Deine Checkliste bis Ende 2026
- 1
Lohnabrechnung klären
Beim Steuerberater bestätigen lassen, dass die euBP-Übermittlung an die Rentenversicherung aktiv ist.
- 2
Arbeitszeitnachweise digitalisieren
Zettel und Excel ersetzen — mit digitaler Stempelung, Bestätigungs-Workflow und lückenloser Änderungshistorie. Das übernimmt Crew-OS.
- 3
Papierakten scannen
Verträge, Bescheinigungen und Nachweise je Mitarbeiter geordnet digital ablegen.
- 4
Prozesse festziehen
Neue Dokumente ab sofort nur noch digital erfassen — dann wächst kein neuer Papierstapel nach.
Der schwerste Teil — die Arbeitszeiten —
ist mit Crew-OS schon erledigt.
Digitale Stempelung, bestätigte Stundennachweise, nachvollziehbare Historie und DATEV-Export — von Anfang an so gebaut, wie es die Prüfer sehen wollen.
Jetzt prüfungsfest werden