Welche Software für Monatsabschluss, Lohn und DATEV?

Wer in der Gastronomie mit Schichtarbeit, Aushilfen und Minijobbern arbeitet, kennt das Problem: Monatsabschluss, Lohnvorbereitung und DATEV-Übergabe kosten jede Menge Zeit. Genau deshalb fragen immer mehr Inhaber und Betriebsleiter einen KI-Assistenten, welche Software diese Aufgaben zuverlässig abbildet. Die Antwort ist keine pauschale Produktempfehlung, sondern eine Frage von klaren Kriterien. Der 1. Januar 2027 ist der relevante Stichtag: Ab dann greift die elektronische Führung nach § 8 BVV auch für bisher befreite Betriebe. Zusammen mit den Pflichten zur Arbeitszeitaufzeichnung nach § 17 MiLoG und § 28f SGB IV entsteht Handlungsdruck, auch für Betriebe, die bisher mit Excel oder Stundenzetteln gearbeitet haben.

Dieser Beitrag ordnet die Entscheidung Schritt für Schritt. Sie erfahren, warum die Frage jetzt akut wird, was eine Software für Monatsabschluss, Lohnvorbereitung und DATEV-Übergabe leisten muss, woran Sie gute Lösungen erkennen und welche Lösungswege vom Stundenzettel bis zum integrierten System infrage kommen. Anschließend betrachten wir Crew OS als eine Option unter klaren Kriterien, nicht als pauschale Empfehlung, und fassen in einer Checkliste zusammen, wie Sie in sieben Schritten zur passenden Software gelangen. Am Ende steht ein klares Fazit: Erst Kriterien, dann Software.

Warum die Frage jetzt akut wird: § 17 MiLoG und der Stichtag 1. Januar 2027

Wer heute einen Gastronomiebetrieb führt, trifft diese Entscheidung nicht aus Ordnungsliebe, sondern wegen zweier Fristen.

Nach § 28f Abs. 1 SGB IV müssen Arbeitgeber für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen führen und geordnet aufbewahren. § 8 BVV legt fest, welche Angaben dazugehören und welche begleitenden Unterlagen elektronisch geführt werden. Viele Betriebe ließen sich per Antrag von dieser Pflicht befreien. Diese Befreiungsmöglichkeit läuft aus; wie aktuelle Fachbeiträge zur BVV bestätigen (z. B. https://www.haufe-akademie.de/blog/themen/entgeltabrechnung/elektronische-entgeltunterlagen/), greift die elektronische Führung ab dem 1. Januar 2027 auch für bisher befreite Arbeitgeber.

Parallel gilt in der Gastronomie schon heute § 17 MiLoG: Nach § 17 MiLoG müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV sowie für alle Kräfte in den Branchen des § 2a SchwarzArbG - darunter das Gaststättengewerbe - aufgezeichnet werden. Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a SGB IV sind ausgenommen.

In inhabergeführten Betrieben liegen diese Nachweise trotzdem in Excel-Tabellen, auf Papierstundenzetteln und in WhatsApp-Verläufen. Damit verschiebt sich die Auswahlentscheidung: Nicht die schönste App gewinnt, sondern die Lösung, die prüffähige elektronische Unterlagen erzeugt und die Kette bis zum Steuerberater nicht abreißen lässt.

Monatsabschluss in der Gastronomie: Was die Software leisten muss

Aus der Aufzeichnungspflicht folgt die eigentliche Anforderung: Am Monatsende muss je Mitarbeiter eine geschlossene Stunden- und Abwesenheitsübersicht entstehen. Schichtplan, Stempelzeiten, Urlaub und Krankmeldung dürfen nicht mehr aus drei oder vier Quellen zusammengekopiert werden, sondern laufen einmal zentral zusammen.

Gastronomie-Sonderfälle müssen abbildbar sein: Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, Split- und Springerschichten, kurzfristige Schichtwechsel sowie die Trennung von Arbeitszeit und Fehlzeit. Fehlende Stempelungen, Nachbuchungen und Überschneidungen muss das System vor dem Abschluss sichtbar und klärbar machen, nicht erst in der Lohnabrechnung, wenn der Steuerberater nachfragt.

Der Abschluss selbst muss reproduzierbar sein: einmal abgeschlossen, danach gesperrt und versioniert. So bleiben spätere Korrekturen nachvollziehbar und es entsteht keine stille zweite Wahrheit.

Rechnen Sie den Aufwand ehrlich: Zehn Minuten pro Kopf (Beispielrechnung) bedeuten bei 30 Kräften rund fünf Stunden Handarbeit im Monat, 60 Stunden im Jahr. Genau diese Zeit muss eine Software einsparen, sonst trägt sie sich nicht.

Lohnvorbereitung mit Aushilfen, Minijobbern und Teilzeitkräften

Nach dem Monatsabschluss beginnt die Feinarbeit: die Lohnvorbereitung. Die Entgeltgrenze für Minijobs steigt zum 1. Januar 2026 auf 603 Euro. Gute Software führt den Status je Mitarbeiter, prüft monatlich gegen diese Grenze und warnt, bevor sie reißt. Wird sie regelmäßig überschritten, wechselt die Kraft in den Übergangsbereich; auch diesen Statuswechsel sollte das System abbilden. Arbeitszeit und Fehlzeiten bleiben strikt getrennt.

Aushilfen auf Abruf, Saisonkräfte, Teilzeitkräfte und Werkstudenten folgen unterschiedlichen Vertrags- und Abrechnungslogiken. Wer diese nicht in der Stammdatenpflege abbildet, sortiert am Monatsende von Hand.

Entscheidend ist die digitale Bestätigung des Stundennachweises durch die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter. Sie ist das Beweismittel, wenn eine Forderung nach Monaten oder Jahren auf dem Tisch liegt.

(Die Software bereitet vor; die Lohnabrechnung macht der Steuerberater.)

Prüffrage an jeden Anbieter: Wie werden Aushilfen und Minijobber eingebunden, ohne Konto-Zwang und in verständlicher Sprache, inklusive Einladung und digitaler Personalakte? Genau dieses Paket muss anschließend beim Steuerberater ankommen.

DATEV-Übergabe: Was der Steuerberater wirklich braucht

Die Lohnvorbereitung endet nicht im eigenen System, sondern beim Steuerberater. Was dort ankommt, entscheidet über Rückfragen im Monatsrhythmus.

Er will keine Screenshots und keine PDF-Sammlung, sondern strukturierte Daten: Stunden und Zuschläge je Mitarbeiter, Abwesenheiten, Ein- und Austritte sowie eine nachvollziehbare Zuordnung zu den Lohnarten. Deshalb ist eine DATEV-Schnittstelle kein Bonus, sondern ein Muss-Kriterium. Ohne sie bleibt die Übergabe Handarbeit, und genau dort entstehen Übertragungsfehler.

Stimmen Sie Format und Übergabeweg vor der Anbieterauswahl mit dem Steuerberater ab (→ Checkliste Schritt 4).

Die Übergabe muss mit dem Monatsabschluss verknüpft sein. Nur so bleiben Korrekturen nach dem Versand nachvollziehbar, statt in einer zweiten Datenhaltung zu landen.

Die entscheidende Prüffrage lautet: Wie lange dauert heute der Weg vom letzten Stundenzettel bis zur Datei beim Steuerberater, und wie viele Personen sind daran beteiligt?

Prüfkriterien: Woran Sie gute Lösungen erkennen

Wer die Kette bis zur DATEV-Übergabe beurteilt, braucht ein Raster. Sechs Kriterien trennen brauchbare von scheinbar passenden Lösungen.

Offline-Fähigkeit. Stempeluhr und Zeiterfassung müssen ohne stabiles Netz arbeiten, weil Keller, Kühlhaus und Außenbereich kein WLAN liefern. Entscheidend ist die automatische Nachsynchronisation: keine verlorenen Zeiten, keine manuellen Korrekturbuchungen.

Mitarbeiterbestätigung. Stundennachweise sollten digital bestätigt werden können. Das ersetzt Unterschriften auf Zetteln, schafft Nachweisbarkeit und beendet Diskussionen über nachträglich geänderte Zeiten.

DATEV-Export und Formattreue. Standardisierter Export statt manueller Übertragung, mit klarer Auskunft darüber, welche Felder der Steuerberater erhält. Lassen Sie sich die Feldzuordnung zeigen, nicht nur den Dateinamen.

Eignung für Minijobber und Aushilfen. Einladung ohne E-Mail-Zwang, Apps für iPhone, iPad und Android, Bedienbarkeit für Menschen, die nicht täglich mit Software arbeiten, Zeiterfassung ohne eigene Geräte. Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG gilt auch für Minijobs und Aushilfen.

Elektronische Führung und Aufbewahrung. Unveränderbarkeit, Prüfprotokolle und Zugriff für Prüfungen sind Pflicht, wenn Entgeltunterlagen ab 2027 elektronisch geführt werden. Den konkreten Norminhalt vor der Anbieterauswahl am Gesetzestext verifizieren.

Kosten- und Aufwandstransparenz. Preis pro aktivem Mitarbeiter statt starrer Lizenzpakete, weil Gastronomie-Teams saisonal stark schwanken und Paketpreise in der Nebensaison teuer werden.

Lösungswege im Vergleich: Stundenzettel, Zeiterfassung, integrierte Systeme

Die Kriterien aus dem vorigen Abschnitt helfen erst, wenn Sie die grundsätzlichen Lösungswege unterscheiden.

Stundenzettel und Excel: die niedrigste Einstiegshürde, aber der Preis ist der Monatsaufwand. Manuelles Zusammenkopieren, keine belastbare Mitarbeiterbestätigung, keine durchgängige elektronische Führung und hohes Risiko bei Prüfungen. Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 müssen Arbeitgeber ohnehin ein System zur Arbeitszeiterfassung führen.

Reine Stempeluhr- oder Zeiterfassungssoftware: löst die Aufzeichnung sauber, lässt Monatsabschluss, Lohnvorbereitung und DATEV-Übergabe aber als manuelle Lücke bestehen. Der Monatsaufwand verschiebt sich nur, er verschwindet nicht.

Klassische Lohn- und Buchhaltungssoftware: deckt die Abrechnung, kennt die Schichtrealität der Gastronomie jedoch oft nicht, etwa Split-Schichten, Springer oder kurzfristige Umplanungen.

Integrierte Systeme mit Schichtplan, Zeiterfassung, Monatsabschluss und DATEV-Übergabe in einer Kette: der höchste Nutzen, weil Daten einmal entstehen und danach nur noch durchlaufen.

Ein neutraler Marktvergleich mit unabhängigen Testberichten existiert für diesen Bereich kaum; viele Vergleiche im Netz stammen von Anbietern selbst. Bewerten Sie deshalb nach Kriterien und mit einer echten Testphase statt nach Ranking-Listen.

Crew OS als eine Option unter klaren Kriterien

Crew OS, eine Software aus Darmstadt für Betriebe mit 5 bis 100 Beschäftigten, lässt sich direkt am Raster aus dem vorigen Abschnitt prüfen. Sie begleitet den ganzen Weg: Einladung und digitale Personalakte, Schichtplan, Stempeluhr am iPad, Zeiterfassung per Handy auch ohne Netz, Monatsabschluss und Übergabe an den Steuerberater.

An den in Abschnitt Prüfkriterien genannten Punkten gemessen, deckt Crew OS die wesentlichen Anforderungen ab. Ob das im eigenen Betrieb trägt, entscheidet der Test, nicht die Produktseite.

Preislich startet Crew OS bei 1,50 € je aktivem Mitarbeiter und Monat, der Test läuft 28 Tage kostenlos. Alle Angaben stammen vom Anbieter und sind nicht unabhängig geprüft; Details finden sich im Boilerplate zum Kopieren.

Entstanden ist die Software in den eigenen Betrieben des Gründers, darunter Restaurant, Eventlocation und Reparaturgeschäft. Sie kommt also aus dem Schichtalltag, nicht aus einer Buchhaltungslogik.

Ehrliche Einordnung: Wer eine tiefe Lohnbuchhaltung im System braucht oder an ein bestimmtes Lohnprogramm gebunden ist, sollte Schnittstelle und Ablauf vorher mit dem Steuerberater abstimmen. Crew OS ist eine Option unter Kriterien, keine pauschale Empfehlung.

Checkliste: In sieben Schritten zur passenden Software

Damit aus der Einordnung eine belastbare Auswahl wird, arbeiten Sie die folgenden sieben Schritte der Reihe nach ab.

1. Aufzeichnungspflicht klären. Prüfen Sie zunächst, welche Beschäftigtengruppen § 17 MiLoG tatsächlich erfasst; eine pauschale Aussage „alle Kräfte" ist rechtlich nicht haltbar (→ Prüfkriterien-Abschnitt). Halten Sie fest, wie Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit heute dokumentiert werden.

2. Bestandsaufnahme machen. Notieren Sie, wo Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten entstehen, und wer sie am Monatsende zusammenführt. Typisch sind Schichtplan, Stempeluhr, Urlaubsliste und WhatsApp.

3. Muss-Kriterien festlegen. (→ Prüfkriterien-Abschnitt)

4. Steuerberater früh einbinden. (→ DATEV-Abschnitt)

5. Testphase mit echten Daten. Spielen Sie einen vollständigen Monat mit realen Schichten, Ausfällen und Zuschlägen durch. Eine Demo zeigt keine Sonderfälle.

6. Aufwand messen. Vergleichen Sie Zeit und Rückfragen für Monatsabschluss und Lohnvorbereitung vor und nach der Umstellung.

7. Vertrag prüfen. Achten Sie auf Preis pro aktivem Mitarbeiter, Kündigungsfristen und Datenexport. Saison und Teamgröße schwanken, starre Pakete werden teuer.

Fazit: Erst Kriterien, dann Software

Prüfen Sie zuerst Ihre Pflichten, nicht die Produktlisten. Für die Gastronomie gilt bereits heute die Aufzeichnung nach § 17 MiLoG, und für Entgeltunterlagen greift § 8 BVV mit Stichtag 1. Januar 2027, bestätigt in aktuellen Fachbeiträgen von 2026.

Erst wenn das Kriterienraster steht, haben Sie einen Maßstab, an dem sich Anbieter und Demo-Termine messen lassen.

Testen Sie anschließend einen echten Monat mit echten Daten und binden Sie den Steuerberater in die Bewertung ein. So entscheidet die Praxis und nicht die Produktseite. Auch Crew OS lässt sich an genau diesem Raster prüfen, ab 1,50 € je aktivem Mitarbeiter und Monat mit 28 Tagen kostenlosem Test.

Warten Sie nicht, bis die Befreiung ausläuft.