DATEV-Daten exportieren für den Steuerberater: So geht's

Wenn Buchhaltungsdaten per E-Mail, Excel-Liste oder Papierausdruck beim Steuerberater landen, kostet das Zeit und birgt Fehler. DATEV ist die Standardsoftware vieler Kanzleien. Ein sauberer Export sorgt dafür, dass Ihr Steuerberater Ihre Daten direkt weiterverarbeiten kann. Wer DATEV-Daten exportieren für Steuerberater möchte, spart doppelte Eingaben, senkt Rückfragen und schafft eine verlässliche Grundlage für Buchhaltung, Lohn und Belege.

Dieser Beitrag führt Einsteiger Schritt für Schritt durch das Thema. Dabei steht die praxisnahe Umsetzung im Vordergrund. Sie erfahren, warum sich der DATEV-Export für Betriebe lohnt und welche Angaben Ihr Steuerberater von Ihnen benötigt. Wir erklären die Formate DATEV ASCII/CSV und XML online, zeigen in sieben Schritten den fertigen Export und gehen auf Arbeitszeit- sowie Lohndaten ein. Eine Checkliste vor dem Export, typische Fehler und ihre Vermeidung sowie der Rechtsrahmen mit § 8 BVV ab 2027 und § 17 MiLoG runden den Leitfaden ab. Am Ende wissen Sie, wie die Übergabe zur Routine wird.

Warum sich der DATEV-Export für Betriebe lohnt

DATEV ist die Buchhaltungs- und Lohnsoftware, mit der Steuerberater-Kanzleien in Deutschland arbeiten. Die DATEV eG betreut nach eigenen Angaben rund 40.000 Mitglieder, bietet über 200 Softwareprodukte an und verarbeitet etwa 14 Millionen Lohnabrechnungen pro Monat (Stand 2026). Wer mit einer Kanzlei zusammenarbeitet, kommt am DATEV-Export praktisch nicht vorbei.

So sieht die Ausgangslage in vielen Betrieben aus

Stundenzettel aus Papier, gewachsene Excel-Tabellen, WhatsApp-Sprachnachrichten mit kurzfristigen Änderungen und ein Ordner voller Belege. Die Kanzlei muss diese Angaben manuell nacherfassen oder nachfragen. Jede Rückfrage kostet Zeit auf beiden Seiten und wird nach Stundensatz abgerechnet. Betriebe zahlen damit doppelt: einmal für die eigene Nacharbeit, einmal für die Klärung in der Kanzlei.

Was ein strukturierter Export bringt

• Weniger Rückfragen, weil Buchungen und Zeiten vollständig und eindeutig ankommen

• Schnellere Monatsabschlüsse, weil die Kanzlei die Dateien direkt importieren kann

• Geringere Kosten für die Steuerberatung, da weniger manuelle Erfassung anfällt

• Geringeres Risiko bei Betriebsprüfungen, weil alle Zahlen nachvollziehbar belegt sind

Ein DATEV-Export, der in Ihre Vorerfassung passt, sorgt dafür, dass Buchungen und Belege ohne Zwischenschritte in der Kanzlei ankommen.

GoBD: Warum ein Foto des Stundenzettels nicht reicht

Buchhaltungsrelevante Daten müssen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar sein. Die aktuelle Fassung der GoBD wurde mit BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 geändert (BMF, 2. Änderung der GoBD). Ein standardisierter DATEV-Export erfüllt diese Anforderungen. Ein abfotografierter Stundenzettel tut das nicht.

Für wen das besonders relevant ist

Gastronomie, Imbiss und Kiosk, Hotellerie und Catering, Gebäudereinigung, Sicherheitsdienste, Einzelhandel, Praxen und Handwerksbetriebe mit 5 bis 100 Beschäftigten, vielen Aushilfen und Minijobbern. Genau dort fallen viele kleine Bewegungsdaten an, die sich nur automatisiert sauber übergeben lassen. Hier gilt: Die Abrechnung macht dein Steuerberater. Die Arbeitszeiten machst du.

Diese Angaben braucht Ihr Steuerberater von Ihnen

Bevor Sie den ersten Export starten, brauchen Sie von Ihrer Kanzlei einige feste Angaben. Klären Sie diese einmal zu Beginn der Zusammenarbeit und legen Sie sie zentral ab, damit sie bei jedem Monatsabschluss sofort griffbereit sind.

Mandantennummer und Beraternummer: Beide Nummern vergibt die Kanzlei beziehungsweise DATEV. Ohne sie lässt sich kein Export zuordnen, denn sie stehen in der Kopfzeile jeder Datei. Fragen Sie beim Onboarding danach und dokumentieren Sie die Nummern dort, wo Ihr Team sie findet.

Kontenrahmen: In Deutschland arbeiten Kanzleien meist mit SKR03 oder SKR04. Der Rahmen entscheidet, welchem Konto eine Buchung zugeordnet wird. Klären Sie ihn vor dem ersten Export und halten Sie ihn schriftlich fest.

Nummernkreise für Geschäftspartner: DATEV-Kundennummern liegen üblicherweise zwischen 10.000 und 69.999. Wer mehr als 60.000 Kunden führt oder Nummern außerhalb dieses Bereichs vergibt, benötigt eine eigene DATEV-Nummerierung. Prüfen Sie Ihre Stammdaten auf diesen Bereich, bevor der erste Export läuft.

Stammdaten und Bewegungsdaten: Stammdaten sind Kunden, Lieferanten, Konten und der Sachkontenrahmen. Bewegungsdaten sind die Buchungssätze, Rechnungen und Belege. Fragen Sie, welche der beiden Ihre Kanzlei von Ihnen erwartet. Für lohnrelevante Daten gehört die Lohn-Vorbereitung & Gehaltsabgleich in dieselbe Abstimmung.

Absprachen vor dem ersten Export: Klären Sie fünf Punkte. Erstens: Welcher Zeitraum wird übergeben, monatlich oder quartalsweise? Zweitens: Welches Format wünscht die Kanzlei, ASCII/CSV, XML online oder beides? Drittens: Über welchen Weg erfolgt die Lieferung, ZIP per E-Mail, DATEV Unternehmen online, Kanzlei-Portal oder SFTP? Viertens: Wer prüft nach der Übergabe? Fünftens: Wie schnell kommt eine Rückmeldung?

Wenn diese fünf Angaben einmal feststehen, wird jeder weitere Export zur Routine.

DATEV ASCII/CSV oder XML online: Formate einfach erklärt

Nachdem Nummern, Kontenrahmen und Übergabeweg geklärt sind, entscheidet das Dateiformat über den Aufwand in der Kanzlei. Zwei Formate dominieren.

DATEV ASCII/CSV gilt als Standard für den Buchungsexport. Buchungssätze werden als Text- bzw. CSV-Datei ausgegeben, intern als EXTF-Buchungsstapel bezeichnet. Der Dateiname beginnt mit EXTF_, die Kopfzeile enthält Metadaten, die Spaltenreihenfolge ist fest definiert (Semikolon als Trennzeichen, Komma als Dezimaltrennzeichen). Dadurch liest die Kanzlei die Datei ohne Nacharbeit ein.

DATEV XML online ist der Weg für Belege als Dokumentenbild. Rechnungen, Quittungen und andere Belege werden als PDF oder Bilddatei digital übergeben, ergänzt um eine XML-Datei, die den Belegsatz beschreibt und die Zuordnung zu den Buchungen herstellt.

Die typische Kombination: Ein ZIP-Archiv enthält den EXTF-Buchungsstapel als CSV, die Belegdateien als PDF und eine XML-Datei für den Belegtransfer. So erhält die Kanzlei Buchung und Beleg im selben Vorgang, was die manuelle Zuordnung erspart. Wichtig: Exportieren Sie CSV und XML in der abgestimmten Reihenfolge, sonst kann der Beleglink fehlen.

Formatversionen und Fallstricke: Von DATEV ASCII existieren mehrere Versionsstände. Eine ältere Version kann gelesen werden, führt aber mitunter zu anderen Feldbelegungen. Klären Sie die gewünschte Version einmal schriftlich und dokumentieren Sie sie für Ihr Team.

Sind Format und Version abgestimmt, folgt der eigentliche Export in klar definierten Schritten.

In sieben Schritten zum fertigen DATEV-Export

Nachdem Format und Version schriftlich geklärt sind, folgt der eigentliche Ablauf.

Schritte 1 bis 3: Vorbereitung. Legen Sie den Abrechnungszeitraum eindeutig fest, zum Beispiel den 1. bis 30. eines Monats. Prüfen Sie anschließend, ob alle Belege, Rechnungen und Zeiten für diesen Zeitraum vollständig erfasst sind. Gleichen Sie offene Punkte mit dem Team ab, bevor Sie exportieren. Ein Export über unvollständige Daten erzeugt Rückfragen und Nachlieferungen, die den Monatsabschluss um Tage verzögern.

Schritt 4: Stammdaten und Konten zuordnen. Kontrollieren Sie neue Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter darauf, ob sie korrekt angelegt und dem richtigen Konto zugewiesen sind. Neue Geschäftspartner ohne Nummer im vereinbarten Nummernkreis gehören zu den häufigsten Ursachen für Fehlermeldungen in der Kanzlei. Prüfen Sie ebenso, ob ausgeschiedene Mitarbeiter noch Stunden im Zeitraum haben.

Schritt 5: Exportformat wählen und Export erzeugen. Wählen Sie das mit der Kanzlei vereinbarte Format, exportieren Sie Buchungsdaten und Belege und lassen Sie die Software die Dateien bündeln. Achten Sie darauf, dass die Kopfzeilen der CSV-Datei Mandanten- und Beraternummer enthalten, sonst kann die Kanzlei die Lieferung nicht zuordnen.

Schritt 6: Ergebnis prüfen. Öffnen Sie die exportierte CSV-Datei stichprobenartig und vergleichen Sie die Summen mit Ihren eigenen Auswertungen. Kontrollieren Sie außerdem, ob die Anzahl der Belege im ZIP mit der Anzahl der Buchungen zusammenpasst. Ein kurzer Abgleich vor dem Versand spart Tage an Klärung.

Schritt 7: Übergabe und Rückmeldung. Senden Sie den Export über den vereinbarten Weg, etwa per ZIP, Kanzlei-Portal oder DATEV Unternehmen online. Notieren Sie Datum und Inhalt der Lieferung und fragen Sie nach einer kurzen Bestätigung. So entsteht eine lückenlose Dokumentation, die auch bei einer Prüfung Bestand hat. Wie sich diese Übergabe in einen festen Monatsrhythmus einfügt, zeigt der Abrechnungsablauf im Mitarbeiter-Lebenszyklus.

Arbeitszeit- und Lohndaten nach DATEV exportieren

Die Schritte bis zur Übergabe decken Buchungssätze und Belege ab. Ein Bereich bleibt dabei fast immer außen vor: die Lohn- und Zeitdaten.

Der blinde Fleck in den meisten Anleitungen

Fast alle Ratgeber zum DATEV-Export behandeln Rechnungen, Buchungssätze und Kassendaten. Der Weg von der Zeiterfassung über den Stundennachweis bis in die Lohn- und Finanzbuchhaltung wird kaum beschrieben, obwohl in Schichtbetrieben genau dort der größte Aufwand entsteht.

Was tatsächlich übergeben werden muss

Pro Mitarbeiter und Monat sind das:

• Normalstunden und Überstunden

• Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge

• Urlaubs- und Krankheitstage

• Zuordnung zu Kostenstellen

Diese Angaben sind die Grundlage der Lohnabrechnung und der monatlichen Buchung. Fehlt eine Position, entsteht daraus eine Rückfrage.

Warum Excel hier scheitert

Eine Tabelle kennt keine Unterschrift, keinen Zeitstempel und keine Version. Sobald jemand eine Zelle überschreibt, ist die Nachvollziehbarkeit verloren. Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit manipulationssicher und vollständig erfassen, wie das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden hat. Für den Nachweis der Arbeitszeit ist das ein Problem, für die Lohnabrechnung ein Haftungsrisiko.

Wie Crew OS das übernimmt

Mitarbeiter stempeln am Tablet, am iPad oder am eigenen Handy ein und aus, auch ohne Netzverbindung. Urlaub und Krankmeldung laufen im selben System. Der Stundennachweis wird vom Mitarbeiter bestätigt, der Monatsabschluss wird erzeugt und die lohnrelevanten Daten werden als Übergabe an den Steuerberater bereitgestellt.

Der praktische Nutzen im Alltag

Wenn Stunden, Zuschläge und Fehlzeiten aus einer Quelle stammen, gibt es keine Differenz zwischen dem, was im Betrieb passiert ist, und dem, was in der Kanzlei ankommt. Genau diese Differenz erzeugt die Rückfragen, die Monatsabschlüsse verzögern. Wie das im Tagesbetrieb aussieht, zeigt So passt Crew-OS am Beispiel von Betrieben mit Schichtarbeit.

Checkliste vor dem Export

Bevor der Export das Haus verlässt, entscheidet eine kurze Prüfung darüber, ob die Kanzlei die Lieferung ohne Rückfrage einbuchen kann. Fünf Blöcke, jeder in wenigen Minuten erledigt.

Vollständigkeit

• Sind alle Rechnungen, Belege, Zeiten und Fehlzeiten des Zeitraums erfasst?

• Gibt es offene Positionen, die noch nachgetragen werden müssen?

• Ist der Zeitraum eindeutig abgegrenzt, etwa der 1. bis 30. eines Monats und nicht der laufende Kalendermonat?

Stammdaten

• Sind neue Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter angelegt und mit der richtigen Nummer im vereinbarten Bereich versehen?

• Sind alle Konten dem mit der Kanzlei abgestimmten Kontenrahmen zugeordnet?

• Haben ausgeschiedene Mitarbeiter noch Stunden im Zeitraum, die erfasst werden müssen?

Format und Kopfzeile

• Stimmt das Format mit der schriftlichen Absprache überein?

• Enthält die Kopfzeile Mandantennummer und Beraternummer?

• Ist die Formatversion aktuell?

• Sind die Belegdateien vollständig und lesbar?

Kontrolle vor dem Versand

• Stimmen die Summen des Exports mit Ihren internen Auswertungen überein?

• Ist die Anzahl der Buchungen und Belege plausibel?

• Lässt sich die ZIP-Datei fehlerfrei öffnen, und enthält sie alle erwarteten Bestandteile?

Dokumentation Notieren Sie Datum, Zeitraum, Format, Dateiname und Übertragungsweg jeder Lieferung und bewahren Sie die exportierten Dateien unverändert auf. Die GoBD verlangen genau diese Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit; die aktuell gültige Fassung der GoBD wurde zuletzt durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 geändert. Diese einfache Gewohnheit ist im Streitfall oder bei einer Prüfung mehr wert als jede nachträgliche Rekonstruktion.

Prüfen Sie parallel, ob die Zeiterfassung selbst belastbar ist: Die Checkliste: Ist deine Zeiterfassung prüfungsfest? hilft dabei, Nachweise, Bestätigungen und Versionierung vorab zu kontrollieren.

Erst wenn alle fünf Blöcke abgehakt sind, starten Sie den Export.

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Nach der Checkliste folgt die Praxis. Die meisten Rückfragen aus der Kanzlei entstehen nicht durch fehlende Daten, sondern durch fünf wiederkehrende Fehlerquellen.

Falscher oder fehlender Kontenrahmen

Exportieren Sie nach SKR03, während die Kanzlei mit SKR04 arbeitet, landen Konten in der Buchhaltung, die nicht zugeordnet werden können. Klären Sie den Kontenrahmen einmal schriftlich und hinterlegen Sie ihn dort, wo Ihr Team ihn findet. Schon kleine Abweichungen bei Buchungskonten erzwingen in der Kanzlei manuelle Nacharbeit, weshalb ein Abgleich der Konten vor dem Export die wirksamste Vorbeugung ist (Erfahrungsbericht einer Buchhaltungskanzlei).

Zeitraumüberschneidungen und Lücken

Doppelt exportierte Zeiträume erzeugen Dubletten, fehlende Zeiträume Rückfragen. Führen Sie ein Exportprotokoll wie in Schritt 7 beschrieben und prüfen Sie vor jedem Versand, welcher Zeitraum zuletzt übergeben wurde.

Unvollständige oder fehlerhafte Stammdaten

Wie in Schritt 4 dargelegt, tauchen Fehler bei neuen Geschäftspartnern oder Mitarbeitern erst in der Kanzlei auf und kosten dort Zeit. Eine kurze Stammdatenpflege vor dem Export verhindert das.

Nicht abgestimmte Zeiten

Weichen die im Betrieb erfassten Stunden von den Angaben in der Lohnabrechnung ab, entsteht die unangenehmste Form der Rückfrage. Stellen Sie sicher, dass Stundennachweise bestätigt sind und Änderungen nach der Bestätigung nachvollziehbar begründet werden. Ohne diese Disziplin verliert der Nachweis seinen Wert, und genau das kennst du aus deinem Betrieb: Korrekturen per Zuruf und Zettel lassen sich später niemandem mehr zuordnen.

Technische Stolpersteine

Passwortgeschützte ZIP-Dateien, die die Kanzlei nicht öffnen kann, Sonderzeichen in Dateinamen, veraltete Formatversionen und Dateien, die über einen privaten E-Mail-Anhang statt über den vereinbarten Kanal laufen. Halten Sie sich an den einmal abgestimmten Übertragungsweg und ändern Sie ihn nur in Absprache mit der Kanzlei.

Wer diese fünf Punkte im Griff hat, übergibt Daten, die ohne Rückfragen verarbeitet werden können.

Rechtsrahmen: § 8 BVV ab 2027 und § 17 MiLoG

Die Fehlervermeidung endet dort, wo gesetzliche Pflichten beginnen, und diese Pflichten verschärfen sich. Ab dem 1. Januar 2027 müssen nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) Entgeltunterlagen und Arbeitszeitnachweise elektronisch geführt und aufbewahrt werden. Stundenaufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit gehören ausdrücklich dazu. Vorhandene Papierbestände müssen Sie nicht rückwirkend digitalisieren, ab dem Stichtag aber müssen die Unterlagen elektronisch vorliegen, eindeutig einem Mitarbeitenden und einem Zeitraum zugeordnet und geordnet auffindbar sein (elektronische Entgeltunterlagen ab 2027).

§ 17 MiLoG: Aufzeichnung ist Pflicht

Für Branchen, die unter § 2a SchwarzArbG fallen, gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG bereits heute. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach der Arbeitsleistung zu erfassen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Diese Aufzeichnung ist keine Empfehlung, sondern gesetzliche Pflicht, die der Zoll bei Kontrollen prüft.

Was das für den Export bedeutet

Wenn Arbeitszeit ohnehin elektronisch geführt werden muss, sollte sie auch aus derselben Quelle elektronisch weitergegeben werden. Zeiterfassung und DATEV-Übergabe in einem System bedeuten einen Arbeitsgang statt zwei getrennter Prozesse: Die Stunden sind bereits erfasst, bestätigt und geprüft, wenn der Monatsabschluss an die Kanzlei geht.

Für Minijobber und kurzfristig Beschäftigte greifen zusätzliche Nachweispflichten aus dem Sozialversicherungsrecht, und die Unterlagen müssen über Jahre verfügbar bleiben. Eine Software mit Versionierung und Zeitstempeln liefert diesen Nachweis belastbarer als eine Tabelle, die sich beliebig überschreiben lässt. Genau hier liegt der praktische Unterschied zwischen einem Export, der nur Buchungen liefert, und einer Übergabe, die auch lohnrelevante Zeiten erklärt.

Diese Darstellung fasst die Rechtslage zusammen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Klären Sie die konkreten Pflichten für Ihren Betrieb mit Ihrer Kanzlei, besonders bei mehreren Branchen oder Standorten. Antworten auf typische Rückfragen zu diesem Stichtag finden Sie in Die zehn häufigsten Fragen.

Mit diesem Rahmen steht fest, was Ihr Ablauf leisten muss. Wie daraus ein wiederkehrender Monatsrhythmus wird, zeigt der letzte Abschnitt.

Fazit: So wird die Übergabe zur Routine

Mit der Rechtslage ist auch der Anspruch an Ihren Ablauf klar: Wer elektronisch führen muss, sollte auch elektronisch übergeben. Die Übergabe an den Steuerberater wird dann zur Routine, wenn die wiederkehrenden Punkte einmal geklärt und zentral dokumentiert sind, von Mandantennummer und Kontenrahmen über das abgestimmte Format bis zum Exportprotokoll.

Daraus entsteht ein fester Monatsrhythmus: Daten prüfen, exportieren, kontrollieren, übergeben, bestätigen lassen. Bleibt die Zuständigkeit im Betrieb bei einer Person, sinken Rückfragen spürbar und der Monatsabschluss wird schneller.

Nehmen Sie die Arbeitszeit in denselben Prozess. Wer Zeiterfassung und Export in einem System bündelt, wie im Abschnitt zu Lohn- und Zeitdaten sowie zum Rechtsrahmen beschrieben, spart einen kompletten Arbeitsschritt und schafft die belastbare Grundlage, die Kanzlei und Prüfer erwarten.

Prüfen Sie Ihr Werkzeug an diesen drei Fragen:

• Werden Stunden am Tablet, am iPad oder am eigenen Handy erfasst, auch offline?

• Bestätigt der Mitarbeiter seinen Stundennachweis?

• Gibt es Monatsabschluss und Übergabe an den Steuerberater aus derselben Quelle?

Wenn Sie das testen möchten: Crew OS lässt sich kostenlos ausprobieren. Für Betriebe mit Schichtarbeit in Gastronomie, Handel, Reinigung, Sicherheitsdiensten und Handwerk ist das der schnellste Weg zu einem DATEV-tauglichen Monatsabschluss.