Elektronische Arbeitszeiterfassung: Pflicht ab 2027?

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung längst Realität. Wer glaubt, erst 2027 handeln zu müssen, riskiert Missverständnisse und rechtliche Unsicherheit. Genau hier kommt die elektronische Arbeitszeiterfassung ins Spiel: Sie ist mehr als eine Stempeluhr, sie betrifft Organisation, Mitbestimmung und Dokumentation.

In diesem Tutorial erhalten Einsteiger einen klaren Überblick. Wir beginnen mit der Rechtslage seit 2022 und erklären, was elektronische Arbeitszeiterfassung konkret bedeutet. Anschließend führen wir Sie durch fünf Leitfragen: Sind Sie überhaupt zur Erfassung verpflichtet? In welcher Form müssen Sie erfassen? Welche Rechte hat der Betriebsrat? Wen müssen Sie erfassen, etwa Aushilfen und Minijobber? Drohen Bußgelder bei Verstößen? Danach ordnen wir den inoffiziellen ArbZG-Entwurf ein, mit taggleicher Erfassung, Ausnahme für Kleinstunternehmen und Tariföffnung. Wir beleuchten Branchenpflichten in Gastronomie, Reinigung und Sicherheitsgewerbe, den Stichtag 01.01.2027 für elektronische Entgeltunterlagen nach § 8 BVV sowie die praktische Umsetzung im Betrieb. Am Ende wissen Sie, was jetzt zu tun ist.

Rechtslage: Die Pflicht zur Erfassung gibt es schon seit 2022

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist kein Zukunftsthema, sie gilt bereits. Ausgangspunkt ist der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21), dessen Gründe am 03.12.2022 veröffentlicht wurden. Darin stellt das Gericht klar: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch sicherstellen. Es geht also nicht mehr um das Ob, sondern nur noch um das Wie. Wer glaubt, noch warten zu dürfen, liegt falsch.

Warum die Pflicht nicht aus dem Arbeitszeitgesetz stammt

Wichtig für die Einordnung: Die Entscheidung folgt aus dem Arbeitsschutzrecht und der EuGH-Rechtsprechung, nicht aus einer neuen Gesetzesnorm im ArbZG. Der Europäische Gerichtshof hatte bereits 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung sämtlicher Arbeitszeiten einrichten müssen (IHK Rhein-Neckar). Das BAG hat diese Vorgabe für Deutschland verbindlich gemacht (BAG-Pressemitteilung).

Was das praktisch bedeutet

Dokumentiert werden müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, nicht nur Überstunden. Auch Pausen, Nachtarbeit und Sonntagsarbeit gehören in eine belastbare Aufzeichnung. Eine Übersicht der geltenden Pflichten finden Sie in unserem Beitrag Die Rechtslage auf einen Blick.

Warum viele Betriebe das Thema verdrängen

Bislang fehlte eine ausdrückliche gesetzliche Formvorschrift. Deshalb blieben Stundenzettel, Excel-Tabellen und WhatsApp-Nachrichten in vielen Betrieben üblich. Diese Lücke schließt der Gesetzgeber erst noch: Er muss die BAG-Vorgaben noch in Gesetzesform gießen, dieser Prozess ist 2026 noch nicht abgeschlossen. Die Dokumentationspflicht selbst besteht aber unabhängig davon schon heute.

Was elektronische Arbeitszeiterfassung konkret bedeutet

Elektronisch heißt zunächst nur: Die Zeitdaten entstehen direkt in einem digitalen System. Wer Beginn und Ende auf einen Zettel schreibt und die Stunden später in Excel abtippt, erfasst nicht elektronisch, sondern überträgt manuell. Genau dieser Zwischenschritt ist die Hauptfehlerquelle.

Im Alltag haben sich drei Wege etabliert:

• Stempeluhr am Tablet im Betrieb, fest installiert am Eingang oder in der Küche.

• App auf dem eigenen Smartphone, für Außendienst, Baustelle und Mitarbeiter, die selten im Betrieb sind.

• Zeiterfassung direkt im Schichtplan-Modul, wenn Planung und Ist-Zeit in einer Oberfläche liegen sollen.

Qualitätsmerkmal Zeitnähe: Der Referentenentwurf zur ArbZG-Novelle vom 18.04.2023 sieht in § 16 Abs. 2 eine taggleiche elektronische Aufzeichnung vor. Wer erst am Monatsende nachträgt, arbeitet an dieser Vorgabe vorbei.

Nachvollziehbarkeit ist der eigentliche Kern. Jede Buchung braucht Zeitstempel, Person und Quelle. Die EuGH-Rechtsprechung verlangt ein objektives, verlässliches und zugängliches System (Rs. C-55/18), das ist die belastbare Grundlage im Streitfall.

Offline-Fähigkeit entscheidet in der Praxis. In Kellern, Kühlhäusern oder Tiefgaragen gibt es kein Netz. Die Erfassung muss lokal weiterlaufen und später synchronisieren, sonst fehlen genau die Stunden, die am schwersten zu rekonstruieren sind.

Ein Missverständnis auszuräumen: Elektronisch ist nicht automatisch manipulationssicher. Entscheidend ist, wer Buchungen ändern darf und ob jede Änderung protokolliert wird. Ohne diese Regelung bleibt ein digitales System genauso angreifbar wie ein Stundenzettel. Wer den ganzen Weg des Arbeitens im Betrieb zusammendenkt, von der Einladung über den Schichtplan bis zum bestätigten Stundennachweis, erkennt: Zeiterfassung ist kein Einzelmodul, sondern Teil eines durchgängigen Ablaufs.

Leitfrage 1: Sind Sie überhaupt zur Erfassung verpflichtet?

Geklärt ist damit, wie elektronische Erfassung funktioniert. Jetzt folgt die rechtliche Vorfrage: Müssen Sie überhaupt erfassen?

Die Antwort lautet ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) ist jede Arbeitgeberin und jeder Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiterfassung sicherzustellen, unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Die Pflicht stammt aus dem Arbeitsschutzrecht und erfasst alle Beschäftigten.

Eine Ausnahme ist in der Diskussion, aber nicht in Kraft. Ein kursierender Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes sieht eine Erleichterung für Kleinstunternehmen mit bis zu zehn Beschäftigten vor. Die IHK Berlin stellt jedoch klar, dass dieser Entwurf nicht offiziell ist und lediglich eine interne Arbeitsfassung darstellt. Geltendes Recht ist er nicht.

Für Betriebe mit 5 bis 100 Beschäftigten heißt das: Diese Ausnahme träfe nur den kleinsten Teil des Segments. Für die meisten ändert sich nichts.

Entscheidend ist die Trennung zwischen Form und Dokumentation. Eine Lockerung der elektronischen Form wäre keine Lockerung der Nachweispflicht. Auch Kleinstbetriebe müssen belegen können, wie lange gearbeitet wurde.

Arbeitsinspektionen und Gerichte fragen im Zweifel den Nachweis ab, nicht die Methode. Wer heute auf Zettel oder Excel setzt, muss deshalb genauso vollständig und zeitnah dokumentieren wie ein Betrieb mit Stempeluhr. Wie ein belastbarer Nachweis aufgebaut sein sollte, erklären die wichtigsten Fragen zum Arbeitszeitnachweis.

Fazit für die Praxis: Wer heute ordentlich dokumentiert, ist auf jede künftige Gesetzesfassung vorbereitet.

Leitfrage 2: In welcher Form müssen Sie erfassen?

Bleibt die Frage nach der Form. Hier gilt eine klare Zweiteilung zwischen heutigem Recht und geplanter Neuregelung.

Heute gilt: Eine bestimmte Form ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Papier und Excel sind rechtlich noch zulässig, solange die Erfassung vollständig und zeitnah erfolgt. Die Pflicht selbst stammt aus der Rechtsprechung, nicht aus einer ausdrücklichen Formvorschrift im Arbeitszeitgesetz, wie die aktuelle Debatte um die gesetzliche Grundlage zeigt (Kliemt.blog).

Geplant: Der inoffizielle ArbZG-Entwurf sieht eine taggleiche elektronische Erfassungspflicht vor, also die Buchung am selben Tag.

Warum taggleich anspruchsvoll ist: Nachtarbeit, Schichtwechsel und Zeitzuschläge müssen tagesgenau abgebildet werden. Rutscht eine Schicht über Mitternacht, stimmen sonst Zuschläge und Monatsabschluss nicht.

Praxisproblem Papier: Nachträglich ausgefüllte Stundenzettel sind im Streitfall schwer zu verteidigen und kosten wöchentlich mehrere Stunden Verwaltungsarbeit.

Praxisproblem Excel: Formelfehler, unklare Versionen und fehlende Bestätigung durch die Beschäftigten führen regelmäßig zu Streit über einzelne Stunden. Wer nachrechnen muss, wer wann welche Datei bearbeitet hat, verliert mehr Zeit als mit jeder Softwareumstellung.

Zwischenfazit: Die elektronische Form ist nicht nur Pflichtthema, sondern der Hebel für weniger Rückfragen und schnellere Abrechnung. Wie das mit dem Stichtag 2027 und den Entgeltunterlagen zusammenhängt, erklären die zehn häufigsten Fragen.

Leitfrage 3: Welche Rechte hat der Betriebsrat?

Die Form ist das eine, die Beteiligung das andere. Sobald Sie ein Zeiterfassungssystem einführen, berühren Sie Mitbestimmungsrechte nach § 87 BetrVG, denn es geht um die Ordnung des Betriebs und das Verhalten der Beschäftigten. Ein System, das Zeiten erhebt und auswertet, ist zudem eine technische Einrichtung, die zur Überwachung geeignet ist. Ob sie tatsächlich überwacht, spielt rechtlich keine Rolle.

Typische Themen der Mitbestimmung

• Auswahl und Bedienung des Erfassungsgeräts

• Umfang der erhobenen Daten

• Zugriffsrechte: Wer sieht welche Zeitdaten?

• Änderungsprotokoll: Wer darf Buchungen korrigieren?

• Auswertungen und Berichte

Wichtig: Das Mitbestimmungsrecht ist ein Abwehrrecht. Der Betriebsrat kann die Ausgestaltung mitbestimmen, die Einführung aber nicht erzwingen. Ohne Einigung entscheidet die Einigungsstelle.

Auch ohne Betriebsrat: Regeln Sie es schriftlich

Transparenz ist kein Zugeständnis, sondern Selbstschutz. Halten Sie fest, wer wann welche Daten einsehen darf und wie lange sie gespeichert werden.

Datenschutz läuft als zweiter Strang parallel: Erfassen Sie nur, was für Zeiterfassung und Entgelt nötig ist. Jede zusätzliche Angabe, etwa eine Standortspur, ist begründungspflichtig.

Ablauf in der Praxis

1. System auswählen.

2. Regelung schriftlich festhalten, mit Betriebsrat als Betriebsvereinbarung.

3. Beschäftigte informieren und schulen.

4. Erst dann starten.

Details zur Mitbestimmung liefert die IHK Berlin in einem eigenen Abschnitt. Die konkrete Ausgestaltung ist betriebsindividuell zu prüfen. Antworten auf die häufigsten Fragen von Betrieben mit Schichtarbeit finden Sie in unseren Häufige Fragen.

Leitfrage 4: Wen müssen Sie erfassen? Aushilfen und Minijobber

Nachdem die Mitbestimmung geklärt ist, stellt sich die nächste praktische Frage: Wer genau muss eigentlich gestempelt werden?

Grundsatz: Jeder, der für Sie arbeitet

Die Erfassungspflicht knüpft an den Arbeitnehmerbegriff nach § 5 Abs. 1 BetrVG. Entscheidend ist also nicht die Vertragsart, die Entgeltform oder die Zahl der Wochenstunden, sondern allein, dass jemand für Sie arbeitet. Sobald diese Voraussetzung erfüllt ist, greift die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, unabhängig davon, ob jemand Vollzeit, Teilzeit oder nur stundenweise beschäftigt ist.

Minijobber und Aushilfen: die größte Lücke

Auch geringfügig Beschäftigte fallen unter diese Pflicht. In der Praxis ist das die häufigste Lücke in kleinen Betrieben, weil Aushilfen oft nur mit Namen im Schichtplan auftauchen, aber nie sauber in einem Erfassungssystem angelegt werden. Dabei entscheiden bei Minijobbern schon wenige Stunden darüber, ob die Geringfügigkeitsgrenze von 556 Euro überschritten wird und damit eine ganz andere Abgabenlast entsteht. Wer hier ungenau erfasst, riskiert Nachforderungen statt nur eine Formalie zu verpassen.

Führungskräfte, Angestellte und Vertrauensarbeitszeit

Die Pflicht endet nicht auf der Führungsebene. Auch Angestellte und Führungskräfte sind grundsätzlich zu erfassen. Eine Ausnahme für leitende Angestellte diskutiert die Rechtsprechung zwar, das Bundesarbeitsgericht hat sie aber nicht abschließend geklärt. Im Zweifel sollten Sie die Ausnahme deshalb nicht annehmen. Vertrauensarbeitszeit ändert daran ebenfalls nichts: Sie befreit Sie von der Steuerung der Arbeitszeit, nicht von ihrer Dokumentation.

Ein System, das Einladungen und digitale Personalakte mitbringt, verhindert, dass Aushilfen ohne Stammdaten in der Zeiterfassung fehlen. Die Häufige Fragen zum Einzelhandel zeigen, wie das in der Praxis aussieht.

Leitfrage 5: Drohen Bußgelder bei Verstößen?

Nachdem geklärt ist, wen Sie erfassen müssen, stellt sich die Frage nach den Konsequenzen bei Verstößen. Die IHK Berlin behandelt Bußgelder als eigene Leitfrage. Das zeigt: Verstöße können sanktionsbewehrt sein. Konkrete Bußgeldhöhen nennt die recherchierte Quelle nicht. Wir nennen deshalb keine Zahlen und verweisen auf die Primärquellen ArbZG, MiLoG und § 8 BVV.

In der Praxis ist das finanzielle Risiko selten das Bußgeld. Drei andere Risiken wiegen schwerer:

• Beweislast und Nachforderungen: Fehlen belastbare Aufzeichnungen, verlieren Sie im Arbeitsgerichtsverfahren regelmäßig den Streit um geleistete Stunden. Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit sowie Sozialabgaben können nachträglich nachgefordert werden.

• § 17 MiLoG: Die branchenspezifische Aufzeichnungspflicht wird in Gastronomie, Gebäudereinigung und Sicherheitsgewerbe geprüft. Verstöße hier fallen bei Kontrollen durch den Zoll direkt auf.

• § 8 BVV ab 2027: Fehlende elektronische Entgeltunterlagen führen zusätzlich zu Abrechnungsproblemen mit dem Steuerbüro, weil digitale Arbeitszeitnachweise dann Pflicht sind.

Fazit: Das finanzielle Risiko liegt selten im Bußgeld, sondern in nachträglichen Nachzahlungen und Streit um Stunden. Wer sauber und zeitnah dokumentiert, senkt alle drei Risiken gleichzeitig.

Der inoffizielle ArbZG-Entwurf: taggleich, Ausnahme, Tariföffnung

Nach den Sanktionen folgt die Frage, welche Rechtslage künftig gilt. Dazu kursiert ein Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes. Die IHK Berlin stellt klar: Dieser Entwurf ist nicht offiziell, sondern eine interne Arbeitsfassung. Er ist kein geltendes Recht, und belastbare Inkrafttretensdaten nennt keine Quelle. Davon zu unterscheiden ist ein 2023 über ein Presseportal bekannt gewordener Referentenentwurf des BMAS, der ebenfalls nicht in Kraft ist.

Was der Entwurf inhaltlich vorsieht

Drei Punkte werden genannt:

• Taggleiche elektronische Erfassung: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufgezeichnet werden. Die Buchung darf auch durch Beschäftigte oder Dritte erfolgen, verantwortlich bleibt der Arbeitgeber.

• Ausnahme für Kleinstunternehmen: Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen von der elektronischen Pflicht befreit werden.

• Tariföffnung: Tarifvertragsparteien sollen abweichend statt einer täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit vereinbaren können.

Was das für Betriebe mit Aushilfen heißt

Die Zehn-Beschäftigten-Grenze klingt nach Entlastung, trifft aber nur den kleinsten Teil der Betriebe zwischen 5 und 100 Mitarbeitern. Bei Aushilfen und Minijobbern ist zudem offen, wie sie gezählt werden. Entscheidend: Eine Ausnahme von der elektronischen Form ist keine Ausnahme von der Dokumentation. Die Pflicht zur nachvollziehbaren Aufzeichnung bleibt unabhängig davon bestehen.

Beobachten, nicht aussitzen

Verfolgen Sie die Entwicklung über die Informationsangebote Ihrer IHK. Wer die elektronische Erfassung jetzt einführt, muss bei einer Veröffentlichung nichts umstellen. Wer wartet, startet später unter Zeitdruck mit knapper Vorlaufzeit.

Branchenpflichten heute: Gastro, Reinigung und Sicherheitsgewerbe

Unabhängig davon, wie die ArbZG-Novelle am Ende ausfällt: Für viele Betriebe gilt die Aufzeichnungspflicht schon heute, und zwar branchenspezifisch.

§ 17 MiLoG: Aufzeichnung ab dem ersten Tag

§ 17 Abs. 1 MiLoG verpflichtet Arbeitgeber in bestimmten Wirtschaftsbereichen, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung und mindestens zwei Jahre lang. Die Pflicht trifft ausdrücklich auch geringfügig Beschäftigte, also Minijobber und Aushilfen. Ausgenommen sind nur Beschäftigte in Privathaushalten sowie nach Praxisauslegung Kräfte mit mehr als 2.000 Euro Bruttomonatslohn aus den letzten zwölf Monaten. Betroffen sind unter anderem Gastronomie und Beherbergung, Gebäudereinigung und das Sicherheitsgewerbe, also genau die Schichtbranchen mit hohem Aushilfsanteil. Wie das im Alltag aussieht, zeigt Zeiterfassung in der Gastronomie: Was ist wirklich Pflicht?.

Wichtig zur Abgrenzung: Die MiLoG-Dokumentation ist eine zusätzliche, branchenspezifische Pflicht und ersetzt nicht die allgemeine Arbeitszeiterfassung. Beides muss zusammenpassen.

Was die Aufsicht prüft

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit kontrolliert vollständige Einträge, Zeitnähe, plausible Pausen und die Übereinstimmung mit der Lohnabrechnung. Fehlen Daten, wird geschätzt, mit nachteiligen Folgen für den Betrieb.

Damit haben betroffene Betriebe keine Wahlfreiheit mehr, nur noch die Wahl des Werkzeugs. Branchenübergreifend gilt: Sobald Schichtzuschläge, Nachtarbeit und Feiertage ins Spiel kommen, wird eine saubere digitale Erfassung zum Abrechnungsfaktor.

Stichtag 01.01.2027: Elektronische Entgeltunterlagen nach § 8 BVV

Die Branchenpflichten nach § 17 MiLoG treffen nur einen Teil der Betriebe. Der Stichtag 01.01.2027 betrifft alle.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Rechtsgrundlage ist § 8 BVV, die Beitragsverfahrensverordnung. Neu ist dabei nicht die Pflicht selbst: § 8 Abs. 3 BVV verlangt die elektronische Führung bereits seit dem 1. Januar 2022. Bis zum 31. Dezember 2026 konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim zuständigen Betriebsprüfungsdienst davon befreien lassen. Diese Möglichkeit endet. Ab 2027 wird die elektronische Form im Rahmen von Betriebsprüfungen geprüft. Eine rückwirkende Digitalisierung von Unterlagen aus der Zeit vor 2027 ist nicht erforderlich.

Was das praktisch heißt: Lohnunterlagen, Stundennachweise und Nachweise zur Arbeitszeit liegen digital, strukturiert und prüfbar vor. Nicht als Scan, nicht als Ordner.

Zusammenspiel mit der Zeiterfassung: Ohne digitale Zeiterfassung gibt es keinen digitalen Arbeitszeitnachweis. Beide Themen hängen direkt zusammen. Wer 2027 digital abrechnen will, muss die Erfassung vorher umstellen.

Warum der Stichtag die Abrechnung betrifft: Steuerberater und DATEV brauchen strukturierte Datensätze. Abfotografierte Stundenzettel und Excel-Listen mit Formelfehlern lassen sich nicht sauber übernehmen und erzeugen bei jeder Lohnabrechnung Rückfragen.

Vorlaufzeit realistisch planen: Systemauswahl, Datenschutzregelung, Mitarbeiterschulung und ein Testlauf brauchen Wochen, nicht Tage. Die wichtigsten Fragen zur Personalakte und Datenhaltung klären Sie am besten noch vor der Systementscheidung.

Merksatz: Die Erfassungspflicht gilt schon, der Stichtag 2027 betrifft die elektronische Form der Unterlagen. Wer beides zusammendenkt, spart ein zweites Umstellungsprojekt.

So setzen Sie elektronische Arbeitszeiterfassung im Betrieb um

Der Stichtag betrifft die Form der Unterlagen. Die eigentliche Umstellung beginnt mit fünf Schritten.

Schritt 1: Ist-Zustand klären. Notieren Sie eine Woche lang, wer heute wie erfasst. Meist laufen drei Kanäle parallel: Zettel in der Küche, Excel am Bürorechner, Stundenmeldungen per WhatsApp. Fehler entstehen an den Übergängen, etwa wenn Zettel nachträglich abgetippt werden, Pausen fehlen oder Stunden aus der Gruppe nie im System landen. Wer diese Lücken kennt, weiß, welche Anforderungen das neue System erfüllen muss.

Schritt 2: Erfassungsweg wählen. Bewährt ist eine Kombination: eine Stempeluhr am Tablet im Betrieb für alle, die vor Ort arbeiten, plus eine App auf dem eigenen Smartphone für Außendienst, Aushilfen und Springer.

Schritt 3: Offline-Fähigkeit prüfen. Kühlhaus, Tiefgarage oder Baustelle haben kein Netz. Die Erfassung muss dort weiterlaufen und später synchronisieren, ohne Doppelbuchungen oder Zeitverschiebungen.

Schritt 4: Bestätigung einbauen. Lassen Sie den Stundennachweis monatlich von den Beschäftigten bestätigen. Das reduziert Rückfragen und Streit spürbar, weil beide Seiten dieselbe Grundlage sehen.

Schritt 5: Monatsabschluss und Übergabe. Aus den bestätigten Stunden entsteht der Monatsabschluss, der strukturiert an den Steuerberater geht, etwa als DATEV-Export. DATEV ist dabei eine praktische Schnittstelle, keine gesetzliche Pflicht.

Werkzeug statt Bastellösung

Crew OS verbindet Schichtplan, Zeiterfassung per Tablet oder Handy, Urlaub und Krankmeldung, Stundennachweis mit Mitarbeiterbestätigung, Monatsabschluss und DATEV-Übergabe in einer Anwendung. Anbieterangaben: Die Software aus Darmstadt ist für Betriebe mit Schichtarbeit entwickelt, es gibt Apps für iPhone, iPad und Android, Preise ab 1,50 Euro je aktivem Mitarbeiter im Monat, 28 Tage kostenlos testen.

Einführungstipp: Starten Sie mit einer Abteilung oder einem Standort, sammeln Sie zwei Wochen Erfahrung und rollen Sie dann aus.

Fazit: Was jetzt zu tun ist

Nach dem Testlauf mit einer Abteilung wissen Sie, wo Ihr System im Alltag trägt und wo nicht. Genau diese Erfahrung ist die Grundlage für die endgültige Entscheidung. Zum Abschluss die wichtigsten Punkte in der Reihenfolge, in der Sie sie abarbeiten sollten.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 geltendes Recht. Der Streit dreht sich nur noch um die Form und den Stichtag, nicht mehr um das Ob.

Prüfen Sie diese Woche, ob Ihre Stundenzettel taggenau und vollständig sind und ob die Beschäftigten sie bestätigen. Fehlt die Bestätigung, fehlt der belastbare Nachweis.

Klären Sie, ob Sie unter § 17 MiLoG fallen. Gastronomie, Gebäudereinigung und Sicherheitsgewerbe trifft es direkt. Prüfen Sie dabei besonders, ob Ihre Minijobber lückenlos erfasst werden. Bei wenigen Stunden entscheidet die Genauigkeit über die Abgabenlast.

Planen Sie die Umstellung so, dass sie vor dem 1. Januar 2027 abgeschlossen ist. Datenschutzregelung und Schulung gehören ausdrücklich dazu, nicht erst zum Start.

Testen Sie ein System im echten Betrieb, bevor Sie sich festlegen. Schichtwechsel, Nachtarbeit und Offline-Fälle müssen abgedeckt sein. Wer jetzt umstellt, muss bei der ArbZG-Novelle nichts mehr ändern.