Zeiterfassung: Pflicht ab 2027 und was schon heute gilt

Die Zeiterfassung ist kein Bürokratieprojekt für später. Spätestens mit der anstehenden Pflicht ab 2027 rückt sie in den Mittelpunkt, doch viele Regeln gelten bereits heute. Wer als Einsteiger den Überblick behalten will, muss zwei Dinge trennen: die rechtlichen Grundlagen und die praktische Umsetzung im Betrieb. Genau dabei hilft dieser Leitfaden. Er erklärt zunächst den rechtlichen Rahmen und die zwei Pflichten, die fast alle verwechseln. Danach zeigt er, was elektronische Entgeltunterlagen ab 2027 praktisch bedeuten und wer nach § 17 MiLoG schon heute jede Arbeitsstunde aufzeichnen muss. Sie erfahren, warum Excel, Stundenzettel und WhatsApp zum Risiko werden, wie Zeiterfassung in Gastronomie, Reinigung und Sicherheit funktioniert und wie Aushilfen sowie Minijobber korrekt erfasst werden. Ein digitaler Workflow von der Stempeluhr bis zur DATEV-Übergabe, eine Checkliste, Kosten für Betriebe mit 5 bis 100 Beschäftigten und häufige Fragen runden den Einstieg ab. So wissen Sie nach der Lektüre, was jetzt zu tun ist und warum Vorbereitung klüger ist als Abwarten bis 2027.

Rechtlicher Rahmen: zwei Pflichten, die fast alle verwechseln

Viele Betriebe werfen zwei völlig getrennte Regelungen in einen Topf. Das führt zu falschen Prioritäten und teuren Lücken. Klarstellung vorab:

§ 17 MiLoG gilt bereits heute. Er verpflichtet zur Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, und zwar für geringfügig Beschäftigte sowie für alle Beschäftigten in Branchen wie Gastgewerbe, Gebäudereinigung, Sicherheitsgewerbe und Fleischwirtschaft. Die Aufzeichnung muss spätestens sieben Kalendertage nach der Arbeitsleistung vorliegen, die Aufbewahrung mindestens zwei Jahre betragen (§ 17 MiLoG).

§ 8 BVV betrifft dagegen die elektronische Führung und Aufbewahrung von Entgeltunterlagen. Die Frist läuft bis zum 1. Januar 2027. Adressat, Inhalt und Sanktionsrahmen unterscheiden sich grundlegend von § 17 MiLoG. Wer die Pflichten vermischt, plant falsch. Die Fristen sollten Betriebe deshalb getrennt erfassen und dokumentieren.

Was das BAG 2022 ändert und was nicht

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung für alle Arbeitnehmer bestätigt. Diese Pflicht stützt sich auf das Arbeitsschutzgesetz und gilt unabhängig von Branche oder Beschäftigungsart. Sie ersetzt § 17 MiLoG nicht, sondern ergänzt ihn. Betriebe müssen beide Anforderungen gleichzeitig erfüllen.

Warum 2027 ein Projekt für 2026 ist

Die elektronische Führung der Entgeltunterlagen verlangt strukturierte, maschinell auswertbare Daten. Ein abfotografierter Stundenzettel genügt diesen Anforderungen in der Regel nicht. Wer die Umstellung erst 2027 beginnt, trifft mitten in der Lohnbuchhaltung auf ungelöste Datenprobleme. Betriebe sollten daher 2026 nutzen, um Prozesse, Systeme und Datenqualität aufzubauen.

Hinweis für Leser und Redaktion: Alle Rechtsaussagen in diesem Abschnitt sind vor Veröffentlichung mit Primärquellen zu belegen und zu verlinken, insbesondere Gesetzestexte auf gesetze-im-internet.de, der Verordnungstext der BVV, Veröffentlichungen des BMAS (BMAS-FAQ zur Arbeitszeiterfassung) sowie der Bußgeldkatalog nach § 21 MiLoG. Sekundärquellen dürfen nur mit Zitat übernommen werden.

Im nächsten Abschnitt sehen wir uns an, was elektronische Entgeltunterlagen ab 2027 konkret bedeuten und welche Dokumente betroffen sind.

Was elektronische Entgeltunterlagen ab 2027 praktisch bedeuten

Nach der Abgrenzung der beiden Pflichten lohnt der Blick darauf, was § 8 BVV konkret verlangt.

Welche Dokumente dazugehören

Zu den Entgeltunterlagen zählen Lohnkonten, Arbeitszeitnachweise, Abrechnungsbelege, Belege zu Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld sowie alle Unterlagen zur Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, etwa Zuschläge und Trinkgeldverteilung. § 8 Abs. 2 BVV nennt zusätzlich ergänzende Unterlagen, darunter Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht. Von der elektronischen Führung dieser ergänzenden Unterlagen konnten sich Arbeitgeber bis Ende 2026 befreien lassen, ab 2027 entfällt diese Option (Haufe).

Elektronisch ist nicht gleich Scan

Die GoBD verlangen Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit, Ordnung und maschinelle Auswertbarkeit. Ein abfotografierter Stundenzettel erfüllt das in der Regel nicht, weil Änderungen nicht protokolliert und Daten nicht auswertbar sind. Für einzelne ergänzende Erklärungen sind Scans zwar zulässig, bei Arbeitszeit- und Lohndaten entscheidet dagegen die strukturierte Erfassung.

Was das für die Zeiterfassung heißt

Beginn, Ende, Pausen und Dauer müssen digital erfasst werden, mit Zeitstempel und Änderungshistorie. Nachträglich in Excel eingetragene Zeiten verlieren an Beweiswert, weil nicht belegbar ist, wer wann eingegriffen hat.

Prüfung und Steuerberater

Saubere, exportfähige Daten verkürzen Betriebsprüfung und Lohnsteueraußenprüfung spürbar, fehlende Nachweise führen dagegen zu Nachforderungen. Wie Prüfer Daten anfordern und welche Belege sie zuerst sehen wollen, erklärt Passt dazu. Monatlich bereitstehen sollten bestätigte Stunden, Zuschläge, Fehlzeiten und Kostenstellen, damit die Übergabe an DATEV datenbasiert erfolgt statt aus zusammengesuchten Tabellen.

§ 17 MiLoG: Wer schon heute jede Arbeitsstunde aufzeichnen muss

Während die elektronischen Entgeltunterlagen erst ab 2027 greifen, ist die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG für viele Betriebe längst Alltag. Sie trifft zwei Gruppen.

Wer betroffen ist

Pflichtig sind Arbeitgeber mit geringfügig entlohnten und kurzfristig Beschäftigten, also Minijobber und Aushilfen mit wenigen Einsatztagen. Zusätzlich gilt die Pflicht für alle Beschäftigten in den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, darunter Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Gebäudereinigung sowie Wach- und Sicherheitsdienste. Entscheidend: Die Form des Vertrags ist unerheblich. Auch Vollzeitkräfte und unbefristete Arbeitsverhältnisse fallen darunter, sobald der Betrieb in einer dieser Branchen tätig ist. Ausgenommen sind nur Privathaushalte.

Was aufgezeichnet werden muss, und bis wann

Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Form ist frei, Papier, Excel oder ein digitales System. Spätestens sieben Kalendertage nach der Arbeitsleistung muss die Aufzeichnung vorliegen, aufbewahrt wird sie mindestens zwei Jahre im Inland. Wer erst zum Monatsende aus Zetteln und WhatsApp-Nachrichten rekonstruiert, verletzt diese Frist in jedem Fall. Pausen, Ruhezeiten und Arbeit auf Abruf regelt § 17 MiLoG nicht ausdrücklich; hier gelten die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (BMAS zur Dokumentationspflicht).

Welche Folgen drohen

Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten nach § 21 MiLoG und können mit Bußgeldern geahndet werden; die genauen Beträge hängen vom Tatbestand ab (Folgen bei Nichtbeachtung). Hinzu kommen Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen, wenn sich Einsätze nicht belegen lassen, sowie ein persönliches Haftungsrisiko der Geschäftsführung. Besonders exponiert sind Gastronomie, Gebäudereinigung und Sicherheitsgewerbe: viele kurze Einsätze, wechselnde Objekte und Kräfte ohne Zugang zu einem Büroarbeitsplatz. Genau hier setzt mobile Erfassung am Einsatzort an, wie sie Zeiterfassung in der Gastronomie beschreibt.

Excel, Stundenzettel und WhatsApp: Warum das zum Risiko wird

Wer bis hierher gelesen hat, weiß: Für viele Betriebe gilt die Aufzeichnungspflicht längst. Deshalb ist die verbreitete Praxis aus Zetteln, Excel und WhatsApp kein Kavaliersdelikt, sondern ein strukturelles Risiko.

Nachträglich erfasst heißt nicht fristgerecht

Wenn Zeiten erst am Monatsende aus dem Gedächtnis eingetragen werden, entsteht die Aufzeichnung Wochen nach der Arbeitsleistung. § 17 MiLoG verlangt sie innerhalb von sieben Tagen. Der EuGH fordert dafür ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit (Freshfields zum EuGH-Urteil C-55/18). Eine Erinnerungstabelle erfüllt diesen Maßstab nicht.

Ohne Bestätigung steht Aussage gegen Aussage

Fehlt ein unterschriebener oder digital bestätigter Stundennachweis, fehlt im Überstunden- oder Kündigungsstreit die Beweisgrundlage. Die Darlegungslast trifft dann den Arbeitgeber. Auch das BAG verlangt ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit (Beschluss 1 ABR 22/21).

Der Monatsabschluss frisst Stunden

Zettel zusammensuchen, WhatsApp-Verläufe durchscrollen, Excel-Formeln prüfen: In Betrieben mit 5 bis 100 Beschäftigten sind das schnell mehrere Stunden pro Monat. Das kennst du aus deinem Betrieb: Wer Splitschichten und Aushilfen koordiniert, verliert diese Zeit zusätzlich am Monatsende. Fehlerhafte Nachweise kosten Rückfragen beim Steuerberater, die nach Zeit abgerechnet werden.

Vergleichsbox

Datenschutz und Mitbestimmung

Eine Zeiterfassung per WhatsApp ist angreifbar: private Endgeräte, unklare Speicherung, keine Zweckbindung. Sauber ist ein System mit klarer Datenhoheit, Zweckbindung und Auswertung ausschließlich der Arbeitszeit. Der Betriebsrat bestimmt beim Wie mit, also bei Software, Datenfeldern und Auswertung.

Zeiterfassung in Gastronomie, Reinigung und Sicherheit: Branchen im Detail

Nachdem die Risiken von Excel und WhatsApp klar sind, entscheidet die Branche darüber, welche Erfassung praktikabel ist.

Gastronomie und Hotellerie: Splitschichten, Doppelschichten, kurzfristige Aushilfen und Trinkgeldabrechnung erfordern tagesgenaue Zeiten. Zuschläge für Sonntage, Feiertage und Nachtarbeit müssen korrekt zugeordnet werden.

Catering und Eventgastronomie: Einsatzlängen schwanken stark; Auf- und Abbauzeiten gehören zur Arbeitszeit. Bei Personal von mehreren Standorten und wechselnden Veranstaltungsorten ist mobile Erfassung vor Ort entscheidend.

Gebäudereinigung: Wechselnde Objekte, Anfahrt und Rüstzeiten verlangen objektgenaue Abrechnung. Reinigungskräfte ohne Diensthandy erfassen Einsätze per Tablet am Objekt oder am eigenen Gerät.

Sicherheitsdienste und Handwerk: Rund um die Uhr besetzte Dienste und Schichtübergaben sind exakt abzubilden. In Praxen mit mehreren Behandlungsräumen treffen unterschiedliche Arbeitszeitmodelle aufeinander.

Gemeinsamkeit aller Branchen: Die Aufzeichnungspflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Entscheidend ist mobile Erfassung, die auch ohne Netz am Einsatzort funktioniert und später synchronisiert.

Wie Sie die Pflichten speziell in der Gastronomie sauber umsetzen, zeigt Zeiterfassung in der Gastronomie: Was ist wirklich Pflicht?.

Aushilfen und Minijobber richtig erfassen

Während in Gastronomie, Reinigung und Sicherheit vor allem wechselnde Einsatzorte und Schichtmodelle zählen, entscheidet bei Aushilfen und Minijobbern die saubere Einzelerfassung über jede Prüfung.

Warum Minijobber im Fokus stehen Nach § 17 MiLoG müssen Arbeitgeber bei geringfügig Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen, branchenunabhängig. In Branchen wie Gastgewerbe und Gebäudereinigung gilt das zusätzlich nach § 2a SchwarzArbG für alle Kräfte. Dazu kommen häufige Personalwechsel, wechselnde Einsatzorte und die Verdienstgrenze. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüft bevorzugt diese Kombination.

Stundennachweis mit digitaler Bestätigung Eine digitale Bestätigung durch den Mitarbeiter kann die handschriftliche Unterschrift ersetzen, wenn sie eindeutig zuordenbar, unveränderbar und revisionssicher gespeichert ist. Der Nachweis muss Name, Beschäftigungsart, Abrechnungszeitraum, tägliche Beginn- und Endzeiten, Pausenzeiten sowie Dauer enthalten. Der Mitarbeiter bestätigt mit Datum und Zeitstempel.

Arbeitszeitkonten und Mehrarbeit Überschreitet ein Minijobber die monatliche Verdienstgrenze, droht die Umqualifizierung in eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung. Tagesgenaue Daten sind die einzige verlässliche Grundlage, um Mehrarbeit, Arbeitszeitkonten und Zuschläge korrekt zu bewerten.

Typische Fehlerquellen Vergessene Pausen, doppelte Erfassung bei mehreren Standorten, nicht erfasste Vorbereitungszeiten und rückdatierte Stundenzettel führen zu Lücken. Jede Korrektur muss nachvollziehbar dokumentiert sein.

Praktischer Hinweis Eine digitale Personalakte, in der Arbeitsvertrag, Stundennachweise und Bestätigungen zusammenliegen, spart bei hoher Fluktuation den größten Aufwand. Vom Ankommen bis zum Monatsabschluss bleibt alles an einem Ort.

Der digitale Workflow: Von der Stempeluhr bis zur DATEV-Übergabe

Wer Aushilfen und Minijobber sauber erfasst, hat den ersten Baustein für belastbare Entgeltunterlagen. Entscheidend ist, dass die einzelnen Schritte nicht nebeneinander stehen, sondern in einem durchgängigen Ablauf. Genau diesen Weg bildet Crew OS nach Anbieterangaben in einem System ab. Fünf Schritte sind dabei typisch.

Schritt 1: Einladung und Personalakte. Die Kraft wird per Einladung ins System geholt. Stammdaten, Vertragsdaten und Beschäftigungsart liegen danach digital vor, statt in Papierordnern oder Chatverläufen.

Schritt 2: Schichtplan als Grundlage. Die geplanten Zeiten stammen direkt aus dem Dienstplan. Abweichungen zwischen Plan und Ist werden damit sofort sichtbar, nicht erst beim Monatsabschluss.

Schritt 3: Stempeluhr am iPad oder am eigenen Handy. Kommen, Gehen und Pausen werden direkt am Einsatzort erfasst. Nach Herstellerangaben funktioniert das auch ohne Internetverbindung; die Daten synchronisieren sich später automatisch. Für Betriebe mit wechselnden Objekten ist das der praktisch kritische Punkt.

Schritt 4: Stundennachweis mit Bestätigung. Am Ende des Zeitraums bestätigt die Kraft ihre Stunden digital. So entsteht ein Nachweis, der für die Entgeltunterlagen belastbar ist und nicht auf nachträglich ausgefüllten Zetteln beruht.

Schritt 5: Monatsabschluss und DATEV-Übergabe. Aus den bestätigten Stunden entsteht eine prüffähige Abrechnungsgrundlage. Nach Anbieterangaben kann sie an DATEV übergeben werden, statt aus Excel zusammengesetzt zu werden. Ob und in welchem Format die Schnittstelle arbeitet, sollten Sie im Test mit Ihren echten Schichten prüfen.

Wie der Ablauf für einen kleinen Betrieb konkret aussieht, zeigt So passt Crew-OS am Beispiel eines typischen Dienstleistungsbetriebs.

Checkliste: Was Sie jetzt tun sollten

Damit der digitale Workflow nicht Theorie bleibt, gehen Sie die Umstellung in fünf Schritten an.

1. Bestandsaufnahme machen. Erfassen Sie, wie Zeiten heute dokumentiert werden: Papier, Excel, WhatsApp oder Stempeluhr. Notieren Sie, wer Lohnunterlagen führt und wo Angaben zu Beginn, Ende und Pausen fehlen. Prüfen Sie jede Position gegen § 17 MiLoG, besonders bei Aushilfen und Minijobbern.

2. Pflichten trennen und Fristen notieren. Halten Sie schriftlich fest, was heute gilt: Aufzeichnung nach § 17 MiLoG für Gastgewerbe, Gebäudereinigung, Sicherheitsgewerbe und geringfügig Beschäftigte. Notieren Sie separat, was ab 1. Januar 2027 zusätzlich über § 8 BVV für elektronische Entgeltunterlagen verlangt wird. Ordnen Sie jede Aussage einer Primärquelle zu, etwa Gesetzestext, Verordnung oder BMAS.

3. Prozess festlegen. Definieren Sie, wer stempelt, wann der Mitarbeiter bestätigt, wer den Monatsabschluss prüft und wie die Daten an den Steuerberater gehen. Ein Export mit Stunden, die schon gegengeprüft sind, reduziert Rückfragen.

4. Team einbeziehen und informieren. Schreiben Sie eine kurze Anleitung für Aushilfen und Minijobber. Erklären Sie Datenschutz: nur Arbeitszeiten, keine Standortüberwachung. Regeln Sie Nachträge: wer freigibt, bis wann, mit Begründung.

5. Software testen, bevor die Frist drückt. Nutzen Sie eine 28-tägige kostenlose Testphase mit echten Schichten. Prüfen Sie Erfassung ohne Netz, Mitarbeiterbestätigung und DATEV-Export. So stellen Sie rechtzeitig um, statt 2027 unter Zeitdruck.

Kosten und Aufwand für Betriebe mit 5 bis 100 Beschäftigten

Nachdem Prozess und Testphase festgelegt sind, folgt die nüchterne Frage: Was kostet das dauerhaft? Die Antwort lässt sich bei Crew OS auf eine Zeile bringen.

Transparente Preisbasis ohne Mindestabnahme

Crew OS startet bei 1,50 Euro je aktivem Mitarbeiter und Monat. Es gibt keine Mindestzahl an Lizenzen, und die ersten 28 Tage sind kostenlos. Ein Betrieb zahlt damit nur für Kräfte, die tatsächlich stempeln. Für 5 Beschäftigte sind das rund 7,50 Euro monatlich, für 100 rund 150 Euro.

Rechenbeispiel: 15 Beschäftigte

Bei 15 aktiven Mitarbeitern ergibt das rund 22,50 Euro im Monat. Dem stehen die Stunden gegenüber, die heute im Monatsabschluss für das Zusammensuchen von Zetteln und WhatsApp-Nachrichten draufgehen, plus die Rückfragen des Steuerberaters, die bei lückenhaften Nachweisen entstehen. Rechnen Sie beides gegen, nicht nur den Abopreis.

Versteckte Kosten vermeiden

Zusätzliche Hardware ist meist nicht nötig: Ein vorhandenes Tablet wird zur Stempeluhr, das Handy der Mitarbeiter funktioniert ebenfalls. Die Einarbeitung liegt unter einer Stunde pro Mitarbeiter, Support läuft laufend mit.

Amortisation über Fehlervermeidung

Eine einzelne nachträglich rekonstruierte Lohnwoche kostet mehrere Arbeitsstunden, ein Bußgeld nach § 21 MiLoG oder § 22 ArbSchG liegt deutlich darüber. Ein dauerhafter monatlicher Betrag von rund 20 bis 150 Euro ist dagegen kalkulierbar.

Skalierung

Mit steigender Beschäftigtenzahl sinkt der Aufwand pro Kopf, weil Erfassung und Abschluss gleich bleiben. Ab mehreren Standorten wird eine zentrale Auswertung unverzichtbar, sonst fehlt die Vergleichbarkeit.

Häufige Fragen zur Zeiterfassung

Die Kostenfrage lässt sich pauschal beantworten, doch in der Praxis tauchen darüber hinaus sechs Fragen immer wieder auf.

Ab wann ist die elektronische Führung der Entgeltunterlagen Pflicht und was passiert, wenn Betriebe die Frist verstreichen lassen? Ab 1. Januar 2027 sind Entgeltunterlagen nach § 8 BVV elektronisch zu führen. Wer die Frist verstreichen lässt, riskiert, dass Unterlagen in Betriebsprüfungen nicht prüffähig sind, was zu Nachfragen und Nachforderungen führt. Bereiten Sie die Umstellung 2026 vor.

Gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG auch für Minijobber und kurzfristig Beschäftigte in der Gastronomie? Ja. In den in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen, zu denen die Gastronomie zählt, gilt die Aufzeichnungspflicht grundsätzlich auch für Minijobber und kurzfristig Beschäftigte. Die Ausnahme für geringfügige Beschäftigung nach § 8a SGB IV greift hier nach überwiegender Auffassung nicht. Lassen Sie die Einordnung vor der Umstellung prüfen.

Reicht eine Excel-Tabelle als Zeiterfassung aus, und welche Anforderungen muss eine digitale Lösung erfüllen, um prüffähig zu sein? Excel ist für eine prüffähige Zeiterfassung nur eingeschränkt geeignet, weil nachträgliche Änderungen nicht revisionssicher dokumentiert werden. Eine digitale Lösung muss GoBD-konform sein: unveränderbare Zeitstempel, klare Nutzerzuordnung, lückenloser Änderungsverlauf und maschineller Export, etwa für DATEV.

Muss der Mitarbeiter seine Stunden unterschreiben, und ist eine digitale Bestätigung gleichwertig? Eine handschriftliche Unterschrift ist nicht zwingend. Eine digitale Bestätigung ist gleichwertig, wenn sie eindeutig zuordenbar, unveränderbar gespeichert und nachvollziehbar dokumentiert ist. Der Mitarbeiter bestätigt damit seine Stunden am Ende des Zeitraums.

Wie ist die Zeiterfassung datenschutzrechtlich sauber aufzusetzen, insbesondere bei Standortdaten und Handynutzung? Erfassen Sie nur, was für die Zeiterfassung nötig ist: Kommen, Gehen, Pausen. Dauerhafte Standortverfolgung ist unzulässig. Bei Handynutzung sollte die App freiwillig sein oder ein Dienstgerät gestellt werden. Löschen Sie Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

Was kostet eine digitale Zeiterfassung für einen Betrieb mit zehn oder dreißig Beschäftigten im Vergleich zum bisherigen Aufwand? Bei Crew OS starten die Kosten ab 1,50 Euro je aktivem Mitarbeiter und Monat. Für zehn Beschäftigte sind das ab 15 Euro monatlich, für dreißig ab 45 Euro. Dem stehen eingesparte Stunden im Monatsabschluss und weniger Rückfragen gegenüber.

Fazit: Jetzt vorbereiten, nicht erst 2027

Sie wissen jetzt, was Pflicht ist, ab wann sie gilt und wie der digitale Workflow aussieht. Entscheidend bleibt die Unterscheidung zweier Pflichten mit zwei Fristen: § 17 MiLoG verpflichtet Gastgewerbe, Gebäudereinigung, Sicherheitsgewerbe und jeden Betrieb mit Minijobbern bereits heute, Beginn, Ende und Dauer jeder Arbeitszeit tagesgenau festzuhalten. § 8 BVV kommt zum 1. Januar 2027 hinzu und verlangt elektronisch geführte Entgeltunterlagen. Wer nur auf 2027 blickt, übersieht die Pflicht, die längst läuft.

Drei Schritte genügen für den Start:

• Diese Woche: Bestandsaufnahme. Prüfen Sie, wie Zeiten heute erfasst werden, wer welche Unterlagen führt und wo Lücken gegenüber § 17 MiLoG klaffen.

• Diesen Monat: Prozess festlegen. Klären Sie, wer stempelt, wann bestätigt wird, wer den Monatsabschluss prüft und wie die Daten zum Steuerberater gehen.

• Nächsten Monat: Test mit echten Schichten. Erfassen, bestätigen und exportieren Sie einen vollen Abrechnungszeitraum, bevor Sie verbindlich umstellen.

Wer 2026 nutzt, um Stammdaten, Schichtplan und Nachweise sauber aufzubauen, startet 2027 ohne Projektstress. Spätere Umstellungen fallen dagegen in die Hochphase der Lohnbuchhaltung, wenn Jahresabschluss, Weihnachtsgeschäft und Urlaubsplanung gleichzeitig anstehen.

Crew OS bündelt diesen Weg in einem System: Stempeluhr am Tablet oder Handy, Bestätigung durch die Mitarbeiter, Monatsabschluss und Übergabe an DATEV, ab 1,50 Euro je aktivem Mitarbeiter im Monat. Testen Sie 28 Tage kostenlos mit echten Schichten und echten Mitarbeitern, ohne Mindestabnahme.

Für die Details vertiefen unsere Artikel zur Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG, zu Minijobbern in der Gastronomie und zur Zeiterfassung in der Gebäudereinigung die Punkte, die in Ihrem Betrieb den größten Aufwand verursachen.